FI專欄|點解Com Sec公司秘書行業咁少人做?做Pro Firm Com Sec其實「唔係做梗Com Sec」?|嘶憶

專欄

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Com Sec公司秘書就好似「百慕達三角」咁「神秘」,經過咗咁多年,都仲有一班人認為只係老細身邊的「大腿私人秘書」。咁如果真係咁,呢篇文我就唔洗寫啦,哈哈。

投身Com Sec行業,一係做In-house,一係就做Pro Firm/Law Firm/CPA Firm(亦即係所謂的Vendor。為方便討論,下文概以「Pro Firm」或「Vendor」專稱),冇第三條路。

In-house和Vendor工作性質上有根本性的分別。而Com Sec行業相對其他行業例如HR、Marketing、Account等較少In-house 位,所以就算我寫嘢寫得有幾好都好(呢個問題我成日諗),寫Com Sec行業吸Like注定係處於一個弱勢,因為受眾層面較少。我而家最多吸埋多達約47,000個的CPA客路,盡人使吧。

點解Com Sec從業員數量咁少?

我唔係話Com Sec唔重要,絕對重要。數量少,唔代表唔重要。

因為根據香港《公司法》,一般公司都要有一個公司秘書。但係,公司秘書屬於一間公司的「守門員」/Gatekeeper,冇事冇幹,其實冇乜嘢做。一隊足球隊的守門員,就係喺對方不停攻門的時候,而又可以幫公司保持住Clean Sheet,先最能彰顯其價值。所以Com Sec部門的KPI就係No Corporate Litigation、No Filing Penalty。

以一般中小企私人公司為例,若果董事/公司股東/地址不變,而又冇收購合併的動作的話,要符合Minimal Compliance,只須年年做一次Annual Return、AGM。呢兩樣東西,搵Vendor做可以係1、2000蚊搞掂的事。

所以呢,一個Pro Firm Com Sec的Portfolio起碼都有過百間公司,甚至200間公司啦。

Com Sec的工作比較單一,工作量不夠的話,請一個人頭專做Com Sec嘢的皮費不低,最平都起碼10幾20萬。講梗請Junior咋。

就係因為咁,上市公司或私人大企業(Large Private)多數有自己In-house Com Sec Team,中型公司都可能有Com Sec Function,但可能係Account Team做埋,而細公司多數用Vendor搞Com Sec嘢。

所以,In-house Com Sec算係比較稀少的動物,不是Com Sec不重要,而要工作性質係「守門員」的關係而導致從業人員相對稀少。一隊波,只會有一個「守門員」。

根據HKCGI 2021年報的統計數字顯示,7,047名Members和Graduates之中,只有31%係從事公司秘書行業的,亦即約2,184人,而第二多的則是佔15%的Accounting and auditing,亦即一眾CPA,即約1057人。

所以Com Sec從業員冇想象之中咁多,計埋「無牌小販」,保守估計成個行業大約有3,000人。

Inhouse Com Sec vs Vendor Com Sec

Inhouse與Vendor工作性質上有乜嘢大分別?下面講你聽。

1. Day-to-Day Insider Knowledge
由於In-house Com Sec有機會接觸公司管理層及各個Business Units,所以係擁有大量Insider Knowledge,而搵Vendor做嘢時好多時都要畀時間Vendor了解工作要求,由公司遇到的情況、公司文化乃至工作團隊的工作模式、Deadline等等。

所以,大公司就算認為Com Sec部門係唔識搵錢的Cost Centre,想點慳錢都好,都係要請一隊Com Sec團隊負責公司的Com Sec工作。

2. Time gaps in Communication
同上一點有重大關係,In-house Com Sec的優勢在於可以即時與公司管理層及各個Business Units進行溝通,Time Gap相對Vendor嚟講細好多。如果,公司有啲好急要出Announcement要即日出,冇In-house Com Sec的話要Vendor即日交稿而又Finalize到份稿的難度會對比搵In-house同事做高好多。

正所謂:「同你解釋得嚟都做完。」

由於In-house Com Sec 同事擁有大量Insider Knowledge的關係,In-house Com Sec同業一般比Pro Firm Com Sec可以負責的工作更為之深入。所以,做Pro Firm做10年都未必夠一個做In-house Com Sec的人做完1年Compliance Cycle的工作深入程度廣。

3. Time Commitment
搵Vendor做Com Sec工作會進一步放大Agency Problem/Transaction Cost的問題。

但In-house Com Sec做好Com Sec工作有升職加薪的誘因,以提供Solution畀公司解決內部問題Problem-solving作為KPI。另一方面,Vendor想用最少時間,做完個客的工作,以Time sheet作為KPI,分秒必爭。越做得多客,越做得快手,Pro Firm Com Sec越證明到自己價值,你係一部「文件機器」。大家的Motivation係好唔同的。

當然,有一啲In-house公司的Com Sec亦有機會係「文件機器」,特別係地產股,一個Property用一間公司Hold,Subsidiary數目多至幾百,甚王幾千間,多到嚇死人。所以,喺地產公司做過幾年的Com Sec多數好打得,因為,「一年的工作量等於人哋做兩年」。

下面會再講得詳細啲。

4. In-house Com Sec與Pro Firm Com Sec工作職責的根本性不同
由於以上原因,In-house Com Sec的作用在於維持公司穩定,目的在於Maintenance,係Cost Centre,做「守門員」,而Vendor Com Sec在於賺錢,多勞多得,係「僱傭兵」。

所以,In-house Com Sec係要做晒公司秘書四大職責「Support」、「Advise」、「Liaise」、「Administer」,而Pro Firm Com Sec主要係負責「Administer」(所以有啲Pro Firm請Com Sec唔稱呼呢個職位為「Company Secretary Officer」而係叫做「Corporate Administrator」。Pro Firm Com Sec,只係披著Com Sec工作外皮的Vendor。

如果你話,識做人重要過識做事,由於In-house Com Sec需要接觸公司董事會/管理層,用到的People Skills一般會比Pro Firm Com Sec多,咁人工一般高過Pro Firm Com Sec都非常之合理吧。

無論係邊個行業的In-house、Vendor工作,概念類同。

5. Cost
養一個In-house Com Sec多數貴過搵External Com Sec做嘢,但即使你係搵External Com Sec做嘢都好,你In-house入邊都要有一個接頭人(Main Point of Contact with the External Company Secretary)負責同個Com Sec溝通及向其下達指示。

一間唔用In-house Com Sec、唔肯畀錢養Com Sec部門的上市公司,CG好極有限。

6. Control
Vendor的身份有點似「Part-time Girlfriend」,你選擇一次性畀錢的話,任你點催趕佢做嘢都係不可能的事。畀錢都要排隊,除非你包佢全日/全晚。

要「快、靚、正」就要畀多啲錢。要「快、靚、正」但唔肯畀錢就要等,冇得「快」。淨係要「平、靚、正」,要等。淨係要「平」,咁就唔好怪啲速度又慢、質素又「垃圾」。

正如,你冇帶鎖匙返屋企,要畀錢開鎖佬賺,你係想佢快啲解決到你的問題,快啲入得番屋企,而唔係喺你門口磨夠半個鐘,先值得你畀個300蚊佢賺。你係想佢盡快解決你的問題。

所以,某程度上叫Vendor快快手手幫手做嘢,係要「求佢」。因為,一般公司都唔肯畀額外錢。

咁催Vendor做嘢又唔係唔得,除非以下情況:

情況一:你老細或者你同個Vendor熟,佢優先處理你啲嘢
深明此度的Com Sec有啲In-house Com Sec都鐘意用自己班底的Law Firm/Financial Printer。公司跟Vendor對手個人走,Vendor負責開的人轉工,公司可能會跟住走。

情況二:畀得夠錢
錢解決到嘅,就唔係問題,問題就係冇錢。你要Better and Quicker Service,就要畀足錢。去餐廳想服務好啲,都要畀多啲錢包房、包場,何況出嚟做嘢呢?

情況三:Vendor依靠你間公司的名氣做好自己公司個Client Portfolio
咁如果個Vendor視你呢個客係「大客戶」,咁自自然然佢自己都會落手落腳做好件事,唔洗畀額外錢了,你我雖然係Principal和Agent的關係,但我作為Agent都想做好件事「省靚自己招牌」,大家Win Win啦。

Pro Firm Com Sec咁難適應In-house工作的謎底已解開

Pro Firm Com Sec,只係披著Com Sec工作外皮的Vendor。

綜合以上論點,可以解釋到Pro Firm Com Sec轉入In-house會有好大衝擊,有好多不適應的地方,有啲轉完入In-house做的朋友過一排又走番出嚟做Pro Firm。

如果你份人比較「我行我素」,鐘意自己做自己嘢的人,好獨立,做Pro Firm會合適過做In-house。性格原因多於能力原因。

但In-house 轉Pro Firm的衝擊都不細,只係冇Pro Firm轉In-house咁大,因為Job Responsibility由四樣變做一樣,做多就難適應唧,做少啲,都會唔適應,但衝擊會冇咁大。

以我自己為例,你而家叫我再做Pro Firm篤Timesheet我真係怕怕,over my dead body。

講咗咁多,其實想大家多多支持,其實大家心知肚明寫Com Sec本身就難發大嚟搞嘅,不過呢啲嘢冇得逼嘅。由於私隱原因,總有人係睇完唔鐘意Like/Comment/Share。

不過,我份人鐘意挑戰難度。

但你唔畀任何Feedback,我唔會知你哋諗乜。即係有時啲人PM我問嘢,但我從嚟冇見過佢Like我啲Post(唔係話小氣,你平時冇Like開我唔答你問題果種想法),唔到佢搵我果一刻我都唔知呢個人係有睇過我的東西的。

講開又講,終於有人肯Subscribe我Patreon,俾5蚊美金請我飲杯咖啡,多謝先。呢啲願者上釣啦。雖然暫時只係一個,但物輕情義重。

畀錢與不畀錢,好大分別,除咗係金錢上的價值,更重要嘅,係一份信任同支持。你如果覺得我寫的東西係「一文不值」,畀唔畀錢都係好個人的決定,我都係咁寫。

暫時Patreon都冇乜Extra嘢擺上去,Patreon擺的Facebook都有擺。

嘶憶:facebook.com/MemoriaSzeYik

註:專欄作者的觀點不代表本網立場。

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