香港工作節奏急速,為了加快完成工作的進度,加班工作已成了平常事。

日本的加班文化比香港有過之而無不及,日本上班族工作累至睡在街頭的情況時有所聞。

無印良品前社長松井忠三卻反行其道,推行「零加班」的制度。

Photo From Muji

無印良品業務反彈

無印良品( MUJ I)於 80 年代成立,以其簡約的風格聞名,在國內外都大受歡迎。

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  • 企業看來一帆風順,卻於 2001 年陷入嚴重危機,錄得 38 億日圓(折合約 2.7 億港元)虧損。

    松井忠三在這個動盪的時候,加入無印良品。

    他以一己之力讓公司業務大幅上升。2007 年時,甚至創下有史以來最高營收 1,620億圓(折合約 114 億港元)。

    他在《無印良品90%靠制度》一書提到,他執行的「零加班」制度對公司的反彈有莫大幫助。「零加班」已推行了逾 10 年,公司效率不跌反升。

    Photo From 松井忠三

    循序漸進推動「零加班」

    他在《無印良品90%靠制度》一書中表示,員工忙到要坐最後一班電車回家,到了周末只能做家務及補眠。

    他認為這樣的生活不僅讓員工無法提升生產力,也無法在工作上提出創新想法。因此,他下定決心要根治加班文化。

    他明白羅馬不是一天建成的。為了真真正正達致「零加班」,先把一星期的其中一天訂為「不加班日」,在那天規定全體員工都按時下班。

    結果出乎意外,一下就做到了。半年後,員工慢慢習慣這文化後,再增長為兩天。

    最終目標是每天六點半員都能準時下班!

    一到六點半,無印良品會準時關燈讓員工離開。可是,有些員工會假裝離開,隔一會又跑回公司來加班。也有人把工作帶回家做。

    這會令「零加班」政策失去了意義,但至少員工的上班時間已大幅降低!

    Photo From 文化放送

    教育員工放棄沒用的工作

    很多人雖然看似 8 小時都在工作,其實還是花不少時間在玩樂上。無印良品曾調查過員工對於網路的使用量,結果發現有 25%的員工承認上班時曾經瀏覽與工作無關的網站。

    審視了員工一天的工作後,便知道員工有很多的時間是可以省下來的。不用加班的效率是可以比加班高的。

    有些員工非常認真工作,而花了很多時間,例如完美主義的他們在制作投影片時,連枝節之處也十分著重。

    松井忠三表示,員工會想把每個細節做到最好,但重點是要提高效率,在 8 小時內完成工作。

    他提出員工可預先決定好投影片格式,員工就能直接把資訊套用進去。在増加效率的同時,保持高品質的工作。

    Photo From Internet

    減少工作量

    只要設立工作合理完成期限,員工會集中精神於限期內完成,減低加班機會。

    除此之外,系統部把一些公用的資料釋出,為員工省下了自己建檔的時間。在諸如此類的措施實施下,松井忠三把全公司的工作時數 (作業量)減少到原本的八成以下。

    為了進一步杜絕加班,松井忠三決定先設置 「10%的門檻」,也就是在晚上六點半以後,各部門留下加班的人數控制在10%以下。因為在結帳期或商品展示會時,是不能不加班的。

    無印良品在 2013 年把門檻調降至 7%,希望慢慢提高工作效率。

    目前,就算碰到財會部門的結帳期,或適逢商品展示會期間,全公司的加班人數還是能控制在 7%以下。

    Photo from Buzz Orange

    禁止晚上才交托新工作

    根據松井忠三的觀察,加班的根源不單在個人的工作方式上,公司的工作制度也有關。

    無印良品制定了一條規定,那就是不能到晚上才交托工作給員工。假如主管在晚上 6 時,指示下屬製作一份得花上兩小時製作的資料,下屬勢必為此加班。

    一般同事在委託其他部門幫忙時,也必須讓對方在上午時段就能完成。

    交託工作時,一定要先預估完成的時間,才委託別人幫忙。這樣可令效率提高,亦杜絕無了期的加班。

    資料來源:The News Lens 
    Text by Fortune Insight