那位不懂Com Sec實務的主管教曉我的二三事〈二〉|卡比|Fortune Insight

Observation

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在上市公司企業內部的公司秘書部門工作,與在公司秘書服務供應商工作,其中一個最大的不同之處,在於匯報層級。

上市公司公司秘書部門匯報層級

根據香港《上市規則》,一間上市公司必須有一名合資格人士擔任具名公司秘書 (Named Company Secretary) 的法定職位。

一些規模較細的上市公司為了節省成本,不設立內部公司秘書部門,改以委託公司秘書服務供應商處理日常公司秘書工作事宜以及委任該秘書公司的合資資格人士擔任 Named Company Secretary

另一方面,具一定規模的上市公司設有內部公司秘書部門,她們為了節省成本及╱或將權力集中,這個職位多由上市公司的法律顧問 (Legal Counsel) 或財務總監 (Chief Financial Officer/CFO)  兼任。

當然,亦有一部分上市公司會委任一些「紅褲子」出身的公司秘書出任 Named Company Secretary

此外,亦有一些上市公司委任企業內部合資格人士擔任 Named Company Secretary,而實質的公司秘書工作則委託公司秘書服務供應商負責,情況視乎不同上市公司的工作文化而定。

我們公司的財務總監 Jason 兼任 Named Company Secretary,他轄下有副財務總監分擔財務部的工作。

但是在於公司秘書的工作層面,他的下級同事已是我們一眾 Working level 的公司秘書部門同事。

雖然他是一個屬於 C-level 的高級管理層,但是,就算是一個屬於入門職位的 Company Secretarial Assistant,有要事時亦可以直接與他對話。

因此,我們與 Jason 在日常工作有很多直接溝通和合作的機會。

你可以說,我們之間一直有一個層級匯報的「斷層」。

這是在中小型上市公司企業內部公司秘書部門工作的一大個特色。

至於在藍籌股、紅籌股等大型上市公司工作,則多數沒有這個機會了。

正所謂:「你的主管如何,你的日子也必如何。」

這是好事,還是壞事,視乎你與你的主管是否相處得來。對我來說,是好事一椿。

Jason 頭先問,做乜事黑松露薯片有限公司要做轉股。我心諗,都係自己人轉俾自己人啫,你想我答啲乜?」Yaki 說。

Jason 唔係想 challenge 你呀。」我說。

「唔係咁,咁係乜?佢無理由唔知呢件事㗎。」

「你啱,佢就係唔知件事,去到佢呢個位,一日做咁多嘢,唔知都係正常嘅事。另外,佢亦可能唔太熟悉香港公司轉股嘅程序,都係嗰句,去到佢呢個位,佢唔需要識咁多要落手落腳做、屬於 working level 嘅工作。」

我經常強調,對於日常工作,若然我們存在太多不必要的假設,輕則影響自己的心情,庸人自擾,重則招致嚴重錯誤。

不同層級主管所需要的技能

職級越大,責任越大。

高級主管遇到的困難和顧慮比下級同事多,舉步維艱,行每一步都需要衡量到各方面的利益,在面對排山倒海的工作,他們處理困難的能力自當比我們強。

究竟,高級主管與中層主管、基層主管以及一眾基層員工在工作思維上有甚麼分別呢?

像 Jason 這些 C-level 的高級主管,需要為公司訂下業務方針、關鍵績效指標等等屬於策略性層面的東西,因此,高級主管需要極強的概念能力。

他們懂得大量能夠貫穿工作與工作之間的基礎知識(fundamental knowledge),在解決一個問題時的同時亦在解決其他一連串的問題。

他們是以宏觀思維觀看全局。

相反,在較低層工作的我們,多習慣以「頭痛醫頭,腳痛醫腳」的思維辦事,以解決單一問題為依歸。

一個問題解決了,我們便高高興興接著解決另一個問題。

我們一直是以單一方向的狹窄思維觀看問題。

由於大家的思維著眼點不同,以致我們部門同事與 Jason 在溝通上產生誤會。

若然,我們只集中鑽研自己所屬行業的實務知識,一直往死裡鑽,單一的專業,反而會令我們變成機器,不會變通,形成我們在思維上的盲點。

事情與事情之間的關係千絲萬縷,改善人際能力亦能改善技術能力;而鍛鍊槪念能力,卻又同時能夠鍛鍊人際能力和技術能力兩者。

學習實務知識固然重要,在學習做事〈技術能力〉的同時,亦需要學習做人〈人際能力和槪念能力〉。

所以,我們要成為知識的雜食者。

當我意識到這個道理的時候,我便在日常生活著手。

除了公司秘書專業以外,知識管理和心理學是其中兩個我正在研究的範疇。

我將其他看似不相關的文章,一拼放在自己公司秘書的專頁,正正就是這個意思吧。

我的一位朋友,是身心程序語言學(NLP)的專才。

NLP自稱是大腦說明書,以改善個人思維模式為目標。

我的朋友曾將 NLP 技術應用於讀書、戀愛、解決拖延症,以這些題目結集成書。

近年,他將 NLP 專業結合裝修中介,兩個看似風馬牛不相及的行業,創出一番事業來。

在人工智能發展迅速的年代,找出自己的獨有價值,成為一個既是專才,又是通才的 型人才,是大勢所趨。

從高級主管的日常工作學習工作思維

多年來,與 Jason 工作為我帶來這樣的工作體驗,我喜愛分析他如何著手處理一個他不熟悉的範疇,他很少直接教我們東西,但是從他日常問問題和說話的方式,學習他背後的思維方式,將合用的收為己用。

他的薪金,我暫時沒這個本事領了,那我倒可以合法「打劫」他的大腦吧。

除了日常的公司秘書工作之外,我亦將之當作成我的「重要工作」。

「本年報我改咗啲內容,你哋可以 base on 我啲內容再執執我啲英文。」

Jason 以實幹著稱,若然他了解我們的做法會令效果更好時,他絕不介意我們修改他的東西。

「喂,我跟番上年咁樣做,做乜佢今年又改嘢呀,佢玩乜呀?」Yaki 問。

Jason 份人係咁,佢成日強調我哋每一年都要用全新嘅角度去檢討以往做法。」我說。

有人說,Jason 的思維很跳躍,想法經常改變,今年完全參照以往的做法,可能會被他評得體無完膚。

對於一些害怕改變的人來說,這確實不是一件好事。

但對於我這些不喜歡按常理出牌,有點反叛的人來說,是天作之合。

我跟他說話時大多直接到位,不說客套說話。

若然我覺得他不對,我會跟他據理力爭。

Jason 曾在我的評核表上寫上「有見地」,同時亦在缺點一欄寫上「需要多聽從別人意見」。

我已習慣了這一套工作模式,對於很多事情需要循規蹈矩的公司秘書行業,或許我是這一行的異類吧。

此外,我從不同的同事身上得知 Jason 曾經在他們面前稱讚我的辦事能力。

當我聽到一個身居要職的高級主管跟我說,原來佢亦可以從我身上學到東西,可能就是那種震撼,逐步改變我對於「自我」的認知,從而令我更快找到自己的定位。

從我的主管身上,我學不到甚麼公司秘書實務知識,學到的是,反而是更重要的做人道理。

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上期文章:外行人管內行人是一場災難嗎?那位不懂Com Sec實務的主管教曉我的二三事〈一〉

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