FI專欄|上市公司Annual Results年度業績/Interim Results中期業績公佈是如何煉成的?|嘶憶

專欄

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上市公司的Annual Results 全年業績和Interim Results中期業績被行內人稱之為「春秋二祭」,主因是超過一半Listed Co的財政年結日為12月31日,因此Annual Results和Interim Results的死線分別為3月31日(Annual Results Deadline為Accounting Reference Date的三個月內)和8月31日(Interim Results Deadline為Accounting Reference Date的兩個月內)。

當然,亦有啲公司將財政年結日為3月31日(第二多,跟從香港政府)、6月30日(較少)不等。

其實以香港現時的天氣來講,唔應該叫「春秋二祭」,應該叫「夏、夏、夏、夏、夏」,哈哈哈。上年11月30號,熱到我忍唔住要開冷氣!

無論係做Annual還是Interim都離不開以下動作:

步驟一:定Timetable

如果你做開間Listed Co沒有甚麼Transaction的話,Annual/Interim都算係一間上市公司全年度最大的Project,而所有成功的Project Management均需要喺進行Project前制定一個詳盡的Timetable。

Timetable主要有五樣嘢,包括(i)重要日子(Key Dates)、(ii)各項工作完成日期(Date)、(iii)工作類別(Particulars)、(iv)負責單位(Responsible Party)、(v)傳閱名單(Circulation List)。以下落嚟會逐樣講下。

步驟二:定重要日子

以下幾個重要日子:
1. Blackout Period (Annual公佈日前60日、Interim公佈日前30日)
2. Notice of Board Meeting (Appendix 14 CP C.5.3: 會議日前至少14日通知董事,LR 13.43: announce to HKEx at least 7 clear business days before board meeting)
3. Meeting Dates
4. Results Announcement Date
5. Annual Report/Interim Report Bulk Print Date
6. Despatch of Annual Report/Interim Report
7. AGM Date (for Annual Results only)
8. Book Close and Dividend Payment Date (if any)

定日子的時候要留有Buffer以應付突發情況是常識吧。多數我會留多一至兩日。

步驟三:選擇Financial Printer

對於邊間Financial Printer好用呢個問題,大家一直都爭論不休,以我經驗有某兩間質素較好,但其實質素好唔好仲要睇埋邊條Team負責你的工作,而閣下公司係12月31日、3月31日、6月30日年結,理論上越唔忙的日子Printer服務會好啲。

睇番過往數據及自身經驗,Financial Printer的Peak Period係3月(全年業績期,全年最忙的一個月)、4月份(年報期)、8月份(中期業績期,但冇Annual咁忙)、9月份(中報期)。但呢,而家聯交所冇乜IPO,理論上Printer整體都冇咁忙。

所以,有啲12月31日年結的Listed Co會揀2月份上Annual Results,避開咗Printer Peak Period。

如果,你的公司已內定用邊個Printer而又Keep住用,咁你可以直情Skip呢個Price Comparison貨比三家的步驟。

步驟四:發Timetable給傳閱名單

好的Timetable會放埋Rule Reference,以免有漏波的情況。但如果係Circulate畀Auditor/Printer/Share Registrar/Finance Team的話,或者可以因應佢哋需要知道的事項而作出修改,Rule Reference未必需要,Need-to-know basis在這個情況下適用。

各個單位會就按照我們所提供的Proposed Dates畀Comment(如有),以確保所訂定的日子不是「不可能任務」。

步驟五:禁售期通知

通知董事和有機會接觸到公司Insider Information的相關同事有關禁售期的時段及安排,另外亦要喺禁售期前Upload 相關BLACKOUT PERIOD NOTIFICATION FORM(Form FF005,上呢個Notice係要用「Listing Related Matters」的嗰組密碼,而是一般用開的「Web Publication Matters」)通知聯交所。

步驟六:整文件

喺出業績出嚟之前的一整段時間,Com Sec要做的東西主要有以下幾樣:

1. Draft Annual Report (Corporate Information、CG Report、Directors’ Report、ESG Report (Coordinate with ESG vendor))/Interim Report (Corporate Information、Other Information)
2. Prepare Directors’ Confirmations (including INED annual confirmation for Annual Report, Annual Training Record for Annual Report, Undertaking for General Mandate to Repurchase Shares for AGM, Model Code Compliance, Long/Short Position in Securities and more, Biography of Director and Senior Management)
3. Prepare Notice of Board Meeting
4. Prepare Board Paper from time to time
5. CG Compliance List (Check against the Company’s CG practices versus Appendix 14 Clauses)
6. Other miscellaneous documents

步驟七:準備董事會及董事委員會會議Logistics

之前寫文講過,詳情可睇番呢篇文章,不贅。

步驟八:出Results Announcement及Cash Dividend Announcement (if any dividend)

Board Meeting完咗之後,喺同一日要上埋份Results Announcement之餘,如果有股息派的話仲要上埋一份Cash Dividend Announcement (Form EF001),點上可以參考其他公司做法,冇乜特別。

步驟九:投資者會議 (如有)

中型至大型上市公司出完業績後,普遍會整一段Video with PowerPoint講解業績的Highlight及/或者安排時間畀I-banks及/或Institutional Investors問問題,係一個Investor Relations的操作。小型公司未必會做。I-bank同你上市公司管理層(一般係執行董事加CFO負責IR)傾完計之後,就可以就住情況去出Report,斷定間公司現時股價嚟講係屬於「Buy」、「Hold」定係「Sell」。

步驟十:Book Close for AGM, Book Close for Dividend Payment and Dividend Payment Date

Bermuda成立公司如果有Book Close,要喺當地報章登一個簡單Notice,亦多數會喺出Results Announcement時寫埋Book Close的日子。如果有股息派的話,亦多數會喺Results Announcement講埋。

Interim派股息唔洗Shareholder approve而Annual派股息係需要喺AGM通過呢點我諗大家都應該清楚過我,不贅。

步驟十一:收年報/中報Hard Copy、準備Despatch畀股東、出Report Announcement、註冊書本

收完Annual Report/Interim Report後,要Despatch書畀股東,呢個動作理論上一早安排晒點做。之後當然要上埋Report的Announcement上HKEx。

有啲公司有效率到可以Annual Results和Annual Report安排同一日出,呢個真係要安排好多人力物人去做而多數大公司先做得到。有啲選擇將成本Annual Report夾落份Annual Results當Results咁出,變相可以慳返整Announcement的功夫。

點解可以咁做?因為Announcement有的東西理論上Report都會有而Report仲會有更加詳細的描述。

如果係上Annual Report,記得要上埋General Mandate和Proxy Form。其實,Annual Report可以早過Notice of AGM、General Mandate和Proxy Form(呢三樣嘢係一組文件嚟的)刊發的,但唔可以遲過後者,因為Notice of AGM、GM和Proxy Form係會Refer to Annual Report的內容。

上General Mandate同一日,記得根據Rule 10.06(1)(b)Send埋封「Undertaking for General Mandate to Repurchase Shares」的信件畀聯交所,而家理論上唔洗Hard Copy By Hand而係用E-mail就可以了。另外,上Notice of AGM後要上埋IF001 Meeting Notification去HKEx Portal。

唔知大家知唔知,起碼我做的時候就唔知。理論上,上市公司的年報係要註冊的,根據Cap 142《書刊註冊條例》Clause 3(1):
「The publisher of a new book shall, within 1 month after the book is published, printed, produced or otherwise made in Hong Kong, deliver to the Secretary free of charge 5 copies of the book, together with all maps, prints or other engravings belonging thereto, properly bound, sewed or stitched and produced on the best paper on which the book and any map, print or other engraving thereto is printed or produced.」

填一張簡單的Form,出版日一個月內File五本Annual Report/Interim Report去康文署。之後,你本年報/中期就會喺圖書館裡面見到喇。

如果閣下用Tricor,佢個Service Package或許會幫你做埋呢個動作,起碼我知道以前Computershare唔會幫你做的,而家唔知道。

其實,本年報出街後仲要搵簽年報的Audit Firm Partner、Chairman和一位ED簽定幾本Annual Report,一本作為Tax Purpose,另外有幾本for Auditor and Company存檔用。

步驟十二:開股東大會

Admin Work嚟講,股東大會要做的東西都係手版眼見功夫。比較麻煩或者會出問題的地方主要是人事,即股東方面。

詳情睇番股東大會遇到職業股東/「股碎黨」點樣處理的文章,不贅。

步驟十三:派息 (如有)

喺整Timetable時,理論上公司已經同Share Registrar夾咗幾時派股息,Registrar大約要7個工作天處理派息工作,因為喺Book Close For Dividend Payment之後,仲有大量Admin Work要做,例如要好似HR出糧咁樣整個Payment List畀銀行根據個Payment List去「出糧」/「派息」。

同時,上市公司亦要安排Finance Team同事打足夠嘅錢入個派息戶口派錢。

Annual Compliance大約係咁,只要你喺一間公司做夠一年,理論上你已經叫做玩咗一個Cycle,大約知道間上市公司的Annual Compliance係點玩法。話雖如此,第一年做的時候總係迷迷糊糊、不知就裡咁做完就算。回過頭來,工作已完成了。

路遙知馬力,日久見人心。

所以,第二年Annual Compliance工作打後的時間,先至係考驗閣下的真功夫/學習能力的時候。

嘶憶:facebook.com/MemoriaSzeYik

註:專欄作者的觀點不代表本網立場。

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