FI專欄|上市公司董事會/董事委員會有咩準備功夫?茶點都關我事?|嘶憶

專欄

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香港上市公司,跟Listing Rules一年起碼開四次Board Meeting;香港私人公司,可以一次會都唔洗開,而「年年都要開」的AGM可以Written Resolution代替,所以我唔講Private Company了,而我亦未做過Large Private Company。

我係咪真係「未做過Large Private Company」?因為上市公司的Compliance要求叫做係最高規格,所以識咗Listed Co果一套已經等於識埋Large Private、Small Private大部分的東西 (只係大部分,始終Large Private有自己的做法。深明此道的英國佬,就整咗個Wates Corporate Governance Principles for Large Private Companies的指引俾私人巨企去跟。話明係指引,香港巨企想跟都可以跟,香港都係跟英國行Common Law,兩地的法律體制同出一徹。)。

咁一間Listed Co自身亦有一堆所謂的「Large Private」和「Small Private」的公司嘛,而大或少係根據間Subsidiary的僱員人數及/或Revenue以及Asset而定,咁所以我勉強都叫做過兩者。

好,咁講下Listed Co Board Meeting有乜搞。

第一步:定Board Meeting 日子

開Board Meeting之前最緊要當然係定開會日子。有啲公司能夠一早訂定下年度開Board Meeting的日子,呢個係最Proper的做法。就算一早訂唔到來年開會日子的公司,都能夠預算到一年邊四個月份開會。Annual、Interim Results走唔甩,一定要開會通過。

四次會議嚟講,理論上係Annual Results的那次Board Meeting最多東西要討論,而Interim Results的那次會議則排第二,而之後兩次會議有乜嘢講視乎公司而定。

如果間公司真係冇嘢可以討論到乜咁,建議喺開AGM當日當開多一次Board Meeting去Approve個Poll Results然後再搭單通過一啲公司Policy之類的東西。而最後一次會議就可以係講下公司的Quarterly Performance另外再安排一次年度的Directors’ Training (可搵Auditor幫手Organize就最方便又或者Invite一啲Professional Consultant搞下Training,例如ESG相關的)。

Board Committee如Audit Committee、Remuneration Committee、Nomination Committee的Best Practice係喺開Board Meeting前的兩、三日前開,以便Board of Directors可以喺Board Meeting可以按照建議作出Decision Adjustment。理論上Board Committee的其中一個重責就係提交Recommendation俾Board去Make Informed Decision。當然有啲「圍威喂」公司喜歡將Board Meeting和Board Committee安排喺同一日開。

無論你公司係邊種,起碼你知道咗Board Meeting和Committee Meeting係應該分開日子開,以免做壞手勢。

第二步:準備開會流程

咁開會之前,最好早兩至三個禮拜諗定開會的Logistics。Logistics有咩要理?幾樣。

(1) 開會地點、時間、人
如果係自己公司開會就最簡單啦,九成九公司都應該係喺自己公司開董事會 (AGM例外,AGM一半半,有啲喺酒店開/出邊的Conference Room開)。

有研究指出,一個人最有工作效率的時間係喺朝早的,應該留嚟做最重要的事及決策。開董事會時間嚟講,我觀察到有些公司喜歡選擇兩點半的時間開董事會,貪佢係啱啱食完飯的時間,可以喺個比較放鬆的時間開會。而,選擇喺早上時間開董事會的公司似乎向我哋散發一種訊息。

人方面呢,由於而家因為疫情關係,好多公司已集慣咗行Hybrid Meeting (Physical Meeting加E-meeting),就算董事唔能夠親身出席,好多時都會透過Teleconference/Videoconference形式出席會議,理論上Board Meeting的Directors’ Attendance唔應該太低。

有部分Listed Co有公司司機,同埋要安排埋董事的交通接送,嗰到又多一樣工作要做。最理想的話,就係董事的秘人秘書負責,亦有可能係Listed Co Com Sec部門負責埋,視乎公司內部文化而定。

如果Auditor、ESG Consultant、Senior Management、Internal Auditor等等的單位要過一過嚟開會Present的話,盡量安排佢哋喺開會的頭段或尾段入嚟Present,以確保開會流暢度。

(2) 會議室設備
喺呢個時候要諗定開會要乜設備,Book房基本係要Book多於實際開會所需時間是常識吧。可以的話,Book晒成個上午/下午又或者全日,視乎你有幾多Setting要搞 (洗唔洗用PPT、洗唔洗Microphone及Mic Stand、需要需要移一移Partition等等)。理論上開董事會大過天,冇其他部門可以喺「太歲頭上動土」。

當有一個或以上的董事要透過Teleconference/Videoconference形式出席會議,就愈多嘢要準備,亦唔排除臨開會的前幾日會有變卦,自己執生喇。

(3) 食物
本人覺得最麻煩的一部分係要安排董事的食物 (有啲公司仲要有埋Heater去翻熱食物,要搵埋茶水姐姐幫手)。開會咪開會,食乜鬼嘢?其實啲董事如果可以自己食咗嘢先嚟就最好不過。又其實,如果準備食物果一Part唔洗Com Sec負責我真係理得你要鋸扒,定係食鮑魚。

不過,又咁講,都要睇開會開幾耐,有啲會開成兩、三個鐘,開開下會肚餓都人之常情。所以,都係睇公司規模啦,細公司好多都係例行公事1個鐘內開完會。

如果真係要訂定嘢食嘅,搵定餐廳。不過,多數董事都會指定要食邊間,咁大家就喺合適時間叫定嘢食啦,睇下董事們要開會前食、會與會之間食,還是開會後食,唔同處理方法。咁有啲公司認為分派嘢食的動作都應該係Com Sec做埋,因為董事會內容係「國家機密」,開會時,Com Sec同事就算冇得入去開會,一般都要Standby吧。

做食物準備呢Part功夫,我覺得自己真係好似一個私人秘書、Event Planner (哦,咁Board Meeting都係一個Event嚟嘅)。

第三步:Board Notice & Agenda

出Board Notice跟番足Listing Rules要求,開會14日前出Notice & Agenda俾董事。Meeting Agenda可以14日前俾到就俾啦,俾唔到都要盡快後補番。

Board Notice如果Proper要整埋張靚靚Cover Sheet的話,就整埋Cover Sheet。睇公司。

第四步:Board Paper

根據上市規則Appendix 14 Code Provision C.5.8,regular board meetings的Board Paper應該要喺會議前3日或以前 (或其他agreed period)。可以早啲Send就早啲Send啦。唔排除你間公司的AoA/Bye-Laws/Board Committee ToR有額外要求,自己睇埋公司的AoA/Bye-Laws/ToR。

而家興行文本電子化,有財力亦肯投資錢落去E-Board System的公司可以完全行Cloud System,將所有會議文件放晒去雲端,甚至連開會的Motion都係喺同一個系統進行。一個E-Board System唔平,講緊都起碼十幾、廿萬,之前聽過Vendor做Presentation。

當然,亦有唔少公司仍然行緊全Physical Board Paper,畢竟而家啲董事年齡都係傾向60歲或以上,特別係INED,你叫佢哋睇PDF唔係個個習慣得到。咁印Board Paper加整Divider呢個環節都需要花費大半日時間。Confirm咗Content Page之後,整定Divider,有邊份文件印得就印咗先去Buy Time。一貫做法。

不過,本人覺得有啲文件始終都係要印出嚟先方便去Take Notes。但係Comprehensive Financial Statements類似的Excel我就唔建議印,電腦睇好過。你就算印都好難印到,太多Column。平時亦唔會印埋嚟開會,期望啲董事開會前已睇完,開會時睇都主要係睇Financial Summary/Annual Results Announcement/Interim Results Announcement。

因為有部分公司開會有太多嘢要討論,而又方便董事會主席喺開會能夠有效咁Lead住個Board去做討論,所以會整定一份叫Chairman’s Script的東西俾主席照住讀。而呢一份東西亦好大機會成為之後Board Minutes的部分內容。

第五步:開會前一天

確保會議室、Logistics、Board Paper等等一切準備工作順利辦妥,董事亦能按時出席會議。如有需要,可提醒啲董事聽日開會。

仲有樣要提,就係,大家要檢查一下之前公司整落的會議Name Plate有冇需要更新。可能董事有Redesignation由NED變INED等等、由「Chairman and CEO」變做「Chairman」等等。如有需要,記得補做番。

仲有一樣,如果公司俾錢幫每位董事買一部iPad睇Board Paper,而部iPad係公司Keep而唔係董事Keep的話,記得拎番部iPad出嚟差電。加埋幾部iPad都幾萬蚊,一間唔見咗好危險,記得鎖好佢。

第六步:Actual Board Meeting

開董事會前花兩個鐘頭進行會議Set Up,搞掂基本操作後,之後返埋自己位再睇下有咩乜嘢Board Paper需要再Update就以新換舊。所以,喺自己開會就最方便。

臨開會30分鐘返返去開議室做準備及Final Checking,之後聯絡定啲要開Remote Meeting的董事,提醒佢哋15分鐘後就開會。

開會前,最緊要,準備埋茶水。記得唔同董事有唔同喜好,有人喜歡白開水、有人喜歡飲茶、有人要飲好熱好熱嘅水。自己執生啦。

貴公司的會議紀錄係需要Word to Word紀錄,還是以一般Written Resolution形式通過就可以?呢個問題好影響到究竟開董事會需唔需要錄音。

需要錄音的話,咁公司容唔容許大家錄音,呢個都係自己執生。

第七步:收拾細軟

都開完會,慢慢收拾啲Board Paper喇。如果閣下要寫份20頁的Board Paper,開完會先係惡夢的開始。

特別係要聽啲非廣東話,有地方口音的「煲冬瓜」或者英文。

如果一年開10次、8次董事會,甚至係10幾次董事會的朋友,除咗恭喜之外,我都諗唔到其他嘢同你講。

嘶憶:facebook.com/MemoriaSzeYik

註:專欄作者的觀點不代表本網立場。

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