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FI專欄|公司秘書Com Sec 101:公司周年申報表Annual Return係咪合埋眼都識做?|嘶憶

專欄

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做開公司秘書Com Sec、而又係紅褲子出身的朋友,九成九都應該有接觸過亦草擬過香港公司周年申報表(Annual Return/AR),AR亦係升職上位的必經階段,唔少朋友已經脫離咗要做Annual Return的階段,而家啲AR都係留返畀啲做細做嘅為主。

做Annual Return呢個Skill Set,老實講,可以話唔係幾值錢,平嘅出邊有300蚊一份,貴嘅包埋做AGM文件、Private Company Annual Compliance Full Set Document就收2,000蚊至10,000蚊不等。轉股、轉公司董事/Com Sec、轉地址等等則另外收費。

做一份Annual Return,如果所有資料不變,用CSA做的話,大概一分鐘就做完,剩下的就是拎上年嗰份Filed AR嚟對下啲資料有冇走樣。簡單的AR真係一分鐘做完?你確定你有做足所有步驟?下面再講。

咁無論你係落手落腳做嗰個,抑或是係負責做Review工作的Supervisor,理論上都應該對Annual Return操作瞭如指掌。

講起公司註冊處,呢到要特別讚讚CR Filing Team的同事,佢哋普遍都算Helpful,之前有啲特別Corporate Exercise要特別打去專線搵人,搵咗佢哋十幾廿次都有,佢哋都好耐心回答。You know who you are。

周年申報表就是商業社會「You scratch my back and I’ll scratch yours」的寫照

一份周年申報表,就等於一間公司的例行身體檢查,一年性的,所有香港(有股本的及Limited by Guarantee的)公司(Sole Proprietorship/Partnership雖然都可以整公司印,但嚴格嚟講「唔算係一間公司」,但就屬於Business Entity的一種)都要做,無一倖免。自己的身體檢查要自己做之餘,仲要交低105至180個大洋(視乎公司類型而定),因為交稅係國家之本,國家/地方政府成立嘅目的就係為咗收稅,所以逃稅係嚴重罪行(誤)。

咁當然,周年申報表的作用豈止於此。在實用層面來講,Annual Return,如同其他公司註冊處或其他官方機構的文件,主要作用在於有官方Endorsement,可以讓第三方從一個官方途徑下載/驗證經官方Endorse的企業文件/證書文件。

第三方係乜人?通常係業務合作方。第三方點解要下載某一間公司的文件?就係因為要做盡職調查(Due Diligence),確認合作方的身份,有冇「裝假狗」,簽名方和交易方是否能夠代表公司及/或確實是該公司董事無誤。根據Murphy’s Law,「Anything can go wrong will go wrong」,就係做少呢一步,坐定粒六對方真係唔係騙子會令你萬劫不復,損失金錢數以萬計、甚至百萬計。

咁公司註冊處上的公司文件一定正確無誤?原則上應該係,但實際上唔係。但就算唔係全部正確,都應該超過九成九正確。整錯自己公司嘅文件,如同整臭自己個「朵」,如果人哋做Com Search見到你間公司連Annual Return咁基本的東西都要一年Amend一次,不免會嚴重質疑該公司管理層的智商,都會「突咗一突」吧。除非有特別原因,否則都唔會咁做(唔係冇誘因咁做,但冇咁大誘因)。

官方只負責證明文件確認是由公司授權人士簽署(不論是以輸入個人登入資料及密碼形式確認的E-signature(即E-Registry Filing)抑或是Hard Copy)。

至於Annual Return資料有誤的話,那就不是官方(公司註冊處)的責任而是企業自身的責任,遞交Annual Return的企業是有責任確保資料係真確無誤的。

我試過幫個一個朋友「執屎」,佢自己開公司但唔識Com Sec嘢,啲Filing做錯咗以致有幾張「半天吊」、Status為「Pending」的CR Form未完成Filing。要打去CR叫佢哋取消嗰幾張「Pending」的CR Form然後再交過新的Form。幫佢執屎仲慘過重新做一份。要做考古學家,問番佢轉頭當時佢點解咁樣做Filing先知點樣同佢拆,當中涉及一啲高層次一點的Problem-Solving Skills。

另外仲未計我位朋友仲有一份填錯了但又Filed的CR Form。一份出錯了的Annual Return,要出Amended Form,雖然唔死得人,但咁比較樣衰啲囉,上面講咗。

所以話,唔係你估做AR一定冇乜嘢學呀?

Annual Return的重大作用及如何確保公司文件真確性

商業社會就係一個「你幫下我,我又幫下你」、以「You scratch my back and I’ll scratch yours」形式運作的生態圈;就算係公司註冊處職員要自己開公司的話,都需要由機構進行文件核證。正如一個按摩師在工餘時間都要找其他技師幫忙按摩、一個廚師收工都會光顧其他餐廳、一個理髮師都要另一位理髮師幫忙剪頭髮。特首開公司,都冇面畀呀,理論都要跟足程序,都要第三方做驗證。

人唔係聖人,會犯錯,咁點確保公司文件冇錯?香港法例第622章《公司法》第465條條文指出,公司董事理應有「Duty to exercise reasonable care, skill and diligence」的Statutory Directors’ Duty。呢條咁Fluffy嘅大包圍條文寫到唔係太實在的原因,就係因為要顧及到唔同企業活動。總而言之,你董事簽名果一下,就係要付上一定責任啦。Com Sec簽名的Liability相關條文我廢時搵,我懶,同埋亦不是本文重點。根據「Accountability」的CG大原則,理論上,就算要清算都係清算董事先。

學《教父》話齋:「Some day, and that day may never come, I’ll call upon you to do a service for me.」法例保留追究權利,但唔代表我實際上會行使。若然未報,時辰未到。可以控制唔出錯的地方,緊係唔好出錯啦,Control the Controllable是常識吧。

法庭判刑的準則不嬲都係動機大於行為本身。Inadvertent Mistake(手民之誤)一般罰款了事。我就未聽過一個人因為做錯Annual Return而要坐監(應該都冇,我冇特別再去搵),要睇番過去違法案例可以上番公司註冊處網站睇番。

淨係做Annual Return咁簡單,做Com Sec都要下下要查咁多條文同埋Previous Sanction Case,係咪好大壓力呢?哈哈。你話Annual Return簡單?咁可能只係你做的Case係「淨係改年份」所以你覺得簡單。

有冇試過因為打錯字而上Amendment Form?有冇試過遲交(唔理咩原因都好啦,可能係執上手啲屎)Annual Return?有冇試過漏上轉董事/Com Sec的Form ND2A而上番份新的Form NAR1(即係Annual Return)統一番個Reporting口徑?

咁點可以先做好一份Annual Return?

「你必須很努力,才能看起來毫不費力。」

一份Annual Return的誕生,係咪就係一分鐘完成嘅事?我好似冇改過份嘢入面啲資料,係咪就代表我背後冇做過嘢?

原則上,一間公司的Annual Return,除咗個公司編號之外,所有嘢都可以改變。再講多次,原則上,一間公司的Annual Return,除咗個公司編號之外,所有嘢都可以改變。如果係咁的話,你話一份Annual Return係咪真係一分鐘就做完,係咪咁易做?

Step 1:瀏覽網上查冊中心Cyber Search Centre (https://www.icris.cr.gov.hk)
第一,上公司註冊處「網上查冊中心」查下間公司由對上一年的Annual Return起計有冇做過一間新的Filing,冇就最好,但唔可以排除有人惡意/同事冇通知你/Agent冇通知你的情況下,幫你上新的CR Form的可能性。以本地香港公司為例常見更改(大致頻率按下列次序示)包括:
Form ND2B – 更改公司秘書及董事詳情通知書
Form ND2A – 更改公司秘書及董事通知書(委任╱停任)
Form NR1 – 註冊辦事處地址更改通知書
Form NSC1 – 股份配發申報書
Form NNC2 – 更改公司名稱通知書
Form ND4 – 公司秘書及董事辭職通知書
Form NR2 – 登記冊及公司紀錄備存地點通知書
Form ND5 – 更改備任董事通知書(提名/停任)
Form ND7 – 更改備任董事詳情通知書

第二,睇下間公司有冇Register of Charges,理論上大部分公司都冇Charge但呢樣點都要Check下。Charges一係就冇,有起上嚟多數7位數字或以上,不可不報。

做完一份Annual Return,其中一樣Supporting就係用螢光筆Highlight番以上兩樣嘢畀上司是常識吧?

Step 2:準備Filing但又未Filing的CR文件
例如公司周年日係10月20日,公司會唔會手頭上有啲10月20日或之前的表格未File上CR,而諗住一次過File再反映埋喺最新AR上邊。Self-explanatory。

Step 3:檢查董事/Com Sec Passport是否已到期
報Passport Number不是必須,冇香港身份證先至報Passport Number,通常內地/外地董事先會用,如果冇就恭喜你,煩少一樣可以唔洗煩的東西。

Step 4:公司於過去一年有冇做過轉股(Share Transfer)/更改商業名稱
呢樣係最容易忽略和出錯的地方,皆因香港公司轉股的文件只需交給稅務局做Filing,而喺公司註冊處Filing(在Annual Return反映)只係後知後覺。你可能話睇Register of Member/Register of Transfer咪得,但你要知道,有部分公司的Register係唔update的。你係上市公司都還好,上市公司旗下子公司Subsidiary,喺董事冇更改的情況下,一般假設Ownership冇轉。

所以點解銀行同公司開戶口、簽Facility、做KYC等等的時候,要求董事簽Organization Chart就係咁解。銀行就算查唔到,都起碼有個董事認頭係真嘢嚟的。

另外,有啲公司有埋商業名稱,咁如果真係要Check,就要睇下有冇更改過了。

Step 5:股東轉個人資料Particulars(轉名/轉地址)
理論上,股東有責任通知所屬公司而公司要更新Register of Members,如沒有通知,但實際上,公司唔會特別去查(因為就算股東地址報錯都唔死得人),特別係股東唔一定係香港公司,如地址上有更改要做Due Diligence的話會比較廢時。

總之,做Annual Return的一大重要原則就係,啱啱入職做一間新公司的時候,In-house嚟講,你未做夠一年(即係一個Cycle)的時候,理論上唔可以假設上一手做的Annual Return一定正確。你要用一個第三者角度去做足檢查功夫。到你做夠一年之後,你可稍稍放鬆檢查力度去做。

正所謂:「一日不見,如隔三秋。」做Pro Firm的話,麻煩好多。Due Diligence工作又要做足啲,而好多時連埋份Annual Return Send畀個客時的Cover Letter,已經「戴好頭盔」再同個客Double Confirm係咪乜乜乜、物物物冇變。如果係,就簽名啦,如果有嘢變,要畀Supporting我哋,我哋再改過份Annual Return畀你再簽。個客尋日搵你同埋今日搵你中間的時間,隨時自己做過啲動作而你唔知;所以,要問清楚囉。

周年申報表,看似簡單,但其實要注意的地方有好多。見微知著,大家做的時候有冇思考過以上問題?

下篇文再講下周年申報表同2019年社會運動有乜關係。

嘶憶:https://www.facebook.com/MemoriaSzeYik

註:本網頁所有專欄作者的觀點,不代表本網立場。

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