公司秘書Com Sec即係秘書?其實Com Sec 係… |卡比|Fortune Insight

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筆者眼見公司秘書(Company Secretary/Com Sec)係一個無乜人認識嘅行業。係呢個行業打滾咗一段日子,想寫返篇文藉此消除部分人對呢一行嘅誤解。

什麼是公司秘書?

一般人聽到你話你係做公司秘書嘅時候,普遍嘅反應係:「即係做秘書?」。佢哋認為公司秘書與一般老細嘅私人秘書無異,相信行業同工對於呢種誤解都見怪不怪。

莫講話一般人,有部分HR刊登求職廣告聘請私人秘書時,誤中副車,喺行業分類亦揀選「Company Secretary」一欄。

基於中文文法特色,「公司秘書」一詞可以有三種意思:

A)高級管理層的「私人秘書/助理」(Personal Secretary/Assistant)

B)上市公司或私人公司掛名的「公司秘書」(Named Company Secretary)

C)公司秘書行業(及其從業員)(Company Secretarial Professionals),語帶三關。

一般人認為,公司秘書即係一間公司內部嘅高級管理層嘅私人秘書(secretary/assistant of senior management within a company),佢地對於公司秘書嘅解讀係「a company’s secretary」而非「Company Secretary」。

相反,英文有「Personal Secretary」和「Company Secretary」明確之分,沒有模稜兩可(Ambiguous)嘅情況出現。

另外,有部分對「公司秘書」稍有認識嘅人會認為公司秘書即係上市公司掛名嘅嗰個公司秘書,呢個定義只係涵蓋咗公司秘書嘅部分職責。某部分中小企老細則認為公司秘書只係一年要俾多幾千蚊要做嘅嘢。

下文要討論嘅係公司秘書整個行業。

職責

公司秘書屬於合法合規(Legal & Compliance)範疇,簡單來說,公司秘書係一間公司嘅「護士」,負責照顧一間公司嘅「生老病死」。

生 - 開公司

顧名思義,即係成立公司(Company Incorporation)

老 - 年度合規(Annual Compliance)

  • 準備股東週年大會(Annual General Meeting/AGM)
  • 遞交周年申報表(Annual Return Filing)
  • 更新商業登記證(Business Registration/BR Renewal)
  • 股東及/或董事會議統籌(Organising Shareholders and Directors Meeting)
  • 公司法定記錄保存(Keeping of Statutory Records)
  • 盡職調查(Due Diligence)

病(「病」意指變化) - 不常規工作(Ad-hoc Tasks)

  • 委任/轉換董事(Appointment & Change of Director)
  • 移除董事(Director Removal)
  • 公司股份轉讓(Share Transfer)
  • 股份配發(Share Allotment)
  • 銀行授權簽名人轉換(Change of Bank Signatory)
  • 股東及董事會議統籌(Organising Shareholders and Directors Meeting)

死 - 摺埋間公司

  • 撤銷公司註冊(Company Deregistration)
  • 剔除註冊(Striking Off)
  • 清盤(Winding Up)

好多時候,Com Sec亦需要與律師合作。有行內人以「醫生」與「護士」嘅關係嚟形容「律師」和「公司秘書」,律師負責處理較複雜嘅交易transaction(例如撰寫合同(Agreement Drafting),以及喺Ad-hoc Tasks上給予法律意見;

而公司秘書嘅專長在於處理一般內部Compliance及相關行政事宜,可謂各有各專長。

入行門檻

公司秘書入行門檻不高,某部分公司的最低要求為預科畢業。一般行內人持有IVE嘅企業管治(Corporate Governance)高級文憑及/或OU、樹仁、明愛專上學院、恒管嘅學士學位;亦有唔少持有會計、語文或翻譯學士學位嘅投身呢一個行業。

要入行做Com Sec大致可以透過以下五種途徑:

Professional Firm(專業服務公司,行內簡稱「Pro Firm)

行內有名而規模最大嘅企業服務供應商(Corporate Services Provider)包括TricorTMFVistraPortcullis等等,佢哋客戶眾多,一間FirmCom Sec Department可以有過百人。

分工比較仔細,有專責做香港Private Co、離岸公司(Offshore Companies)Listed CoTeam,一個人講緊係負責100200間私人公司嘅Annual Compliance。佢哋基本上全年都請人。

CPA Firm(會計師樓)

會計師樓裡獨立存在的公司秘書服務公司,規模可以好大亦可以好細,一般而言,一間CPA FirmCom Sec Department只有15個人,做細客仔生意多,主要做Private CompaniesOffshore Companies,極少公司會負責上市公司。

Law Firm(律師樓)

CPA Firm性質類同,部分MNC Law Firm會提供更全面嘅公司秘書服務。

Private Company (私人公司,行內簡稱「Private Co)

有一定規模嘅私人公司會有內部(in-house)Com Sec Department,一間母公司持有多間子公司(Subsidiary),有一層層的架構,Com Sec Department(或隸屬Legal Department)有大有細。

Listed Company(上市公司,行內簡稱「Listed Co)

槪念大致跟大型Private Co類同,唔同嘅係,Listed Co喺交易所上市集資,需要向公眾股東交代,Listed Co除了需要遵守各間Subsidiaries成立地所屬嘅司法管轄權(Jurisdiction,例如:香港、澳門、British Virgin Islands/BVI都係屬於一個Jurisdiction) 嘅法例。

以香港為例,香港上市公司除咗需要遵守香港嘅公司條例(Companies Ordinance/CO)之外、亦需要遵守香港聯合交易所(The Hong Kong Stock Exchange/HKEx)嘅上市規則(Listing Rules),以及證券及期貨條例(Securities and Futures Ordinance/SFO),增強公眾透明度,保障公眾股東嘅利益。

換句話說,於Listed Co任職嘅Com Sec嘅職責對比於FirmPrivate Co任職嘅同業,做嘅工作最為廣泛。

行業前景

Com Sec一般起薪點$9,000$15,000不等。一般3年經驗約$20,00047年經驗約有$25,000$30,000,上市公司掛名公司秘書則約$50,000起標;上到高位,年薪過百萬嘅亦大有人在。

有心喺行內發展,一般都會喺入行無耐成為香港特許秘書(The Hong Kong Institute of Chartered Secretaries/HKICS,行內亦稱為「雀仔會」)學生會員(Student Member)

並考取International Qualifying Scheme (IQS) Exam或修讀PolyU/CityU/BU/OU相關嘅Corporate Governance碩士學位(Master’s Degree)以獲得考試豁免(Exemption)

成為畢業學員(Graduate),然後再累積36年相關工作經驗以及獲HKICS認可人任提名,以取得會士(Associate),亦即是特許秘書(Chartered Secretary)資格。

成為Associate後,累積更多經驗以及再次獲認可人任提名,可以申請成為資深會士(Fellow),惟人數不多。

HKICS宣佈於2019年更改制度,除Com Sec牌外,喺符合特定條件下,亦會Grant一個Governance牌照(Chartered Governance Professional Qualification)俾現有嘅Chartered Secretary

有牌嘅而又想增值自己,可以考慮修讀University of LondonLLB(Bachelor of Laws)又或者其他院校嘅LLM(Master of Laws),增強競爭力,而家有牌又有法律相關資歷嘅人,喺呢行並唔多嘅。

入行需要技能

中英文能力好、細心、有耐性、不怕悶、喜歡咬文嚼字。

一個人識嘅嘢有限,呢一行係經驗行先,Com SecCase五花八門;喺你未接觸過嘅情況而公司亦無Template嘅情況下,就要依靠你平時資料搜集能力(Research Skills)同埋你嘅人際網絡。

正所謂:「你的朋友如何,你的日子也必如何」,識多幾個同業朋友係好緊要嘅。

結論

既然公司秘書無乜人認識,各位同業係同朋友介紹自己嘅工作嘅時候,可以諗吓點樣講得生動啲。如果有人問你,公司秘書係做乜㗎?你又會點答呢?

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