【效率問題】讓你只能感覺到「忙碌」的工作,不是一份好的工作。

Strategy

我們往往會做一些消磨時間、無意義的工作,這能讓我們獲得“我做了很多事情”的成就感,但本質上,這些良好的感受只是虛假回報。為了更大目標的實現,我們應該控制好自己做“消磨時間的工作”的時長,專注​​於真正重要的任務。

我在過去幾個月裡有一個重要的認識:真正的生產力與你完成的事情數量或者你工作的時長無關,也不意味著你把當前的任務做得更快更有效率。

相反,真正的生產力是持續地把你的大部分時間花在最有價值(most valuable)和最重要(most important)的任務上。真正的生產力是不斷地確定你的優先級,並能夠高效、高質量地處理它們。它是把“消磨時間的工作(busywork)”消除或外包,這樣你就可以節省你的資源、時間和精力去做那些真正重要的事情。

 

然而,作為人類,我們被複雜性所吸引。我們經常把事情變得比實際需要的更困難、更混亂——我們忽視了簡單,因為它不夠令人興奮。

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    究竟什麼是“消磨時間的工作(busywork)”?
    消磨時間的工作就是所有那些要我們花費大量時間和精力去做,但對我們最重要的目標沒有顯著貢獻的任務和活動。

    我們很容易陷入消磨時間的工作的陷阱,僅僅是因為這些任務和活動往往確實具有一定的價值,並會讓我們取得一定的進展,它們一開始很難識別。

    然而,在消磨時間的工作上花費太多的時間會導致很多負面影響,比如壓力增加,感覺不堪重負,產生一種生產力和成就感的錯覺,無法實現我們的業務或個人目標。

    不斷調整你的瀏覽器大小、在Instagram上發帖、看書和博客、把收件箱“全標已讀”、重新設計你自己的logo及名片……這些都是消磨時間的工作。還有很多很多其他的例子。

    當然,這在很大程度上取決於你的工作類型,但消磨時間的工作隨處可見。

    為什麼消磨時間的工作如此難以抗拒?
    消磨時間的工作之所以如此吸引人,是因為當我們投入其中時,我們會感到自己富有成效。做很多很多不同的事情會讓我們覺得自己非常重要(我們喜歡覺得自己很重要)。當我們有一份包含35項任務的待辦事項清單,並且已經完成了其中的27項,我們會感覺很好,因為我們已經做了很多工作。

    然而,大多數人從不停下來分析這些任務的價值。他們只看產量,不看質量。誰說完成這27項任務會讓你朝著最重要的目標邁進?

    這種消磨時間的工作導致了“虛假獎勵”。

    虛假獎勵是我描述所有讓你感覺良好的事情的術語,包括那些讓你從真正重要的事情上分心的事情。它是煙霧,暫時遮蔽了你的視力。它會讓人感覺良好、感到充滿成就感和工作效率很高的錯覺。通常它會導致多巴胺分泌的增加,儘管實際上我們所做的事情並不應該得到這麼多。色情、毒品、酒精、吸煙和社交媒體都是各種形式的虛假獎勵,消磨時間的工作也可以添加到這個列表中。

    例如,當我們在Instagram上分享一條鼓舞人心的名言,很多人點贊、評論,我們還漲粉了時,我們得到這些東西就是虛假獎勵。當我們發推特,它被一些人轉發時,我們也會得到虛假獎勵。當我們回复很多很多郵件時,我們會得到未讀郵件為0的虛假獎勵。

     

    這些虛假獎勵會導致大腦中多巴胺分泌的激增,讓我們感覺良好,很有成就感。因此,我們會給自己一種錯覺,以為自己很有效率。

    然而,99%的情況是,這些虛假獎勵並不能讓我們朝著自己最想要的目標取得顯著的進步。相反,這些任務和活動價值很低,也不會帶來什麼進步(有也不多),但卻能讓我們自我感覺良好。

    儘管這些任務中有一些確實是有一定價值的,但它們創造的獎勵和成就感與它們的真正價值完全不匹配。

    但只要我們能保持忙碌,我們就不覺得有必要質疑自己,畢竟,我們正在幹活,難道不是嗎?我們忙得不可開交,努力工作,所以我們不能實現我們目標的話,不可能是由於我們自己的失敗,不是嗎?

    Photo from internet

    但我們大錯特錯了。

    停止把注意力放在消磨時間的工作上,開始學著把注意力放在真正重要的工作上。停止對虛假獎勵的沉迷,專注於真正重要的指標。那時你將開始徹底改變你的工作和生活。

    真正的生產力是做得更少,而不是更多
    根據我的經驗,提高工作效率要做的更多的是減法而不是加法。它是關於識別、減少那些花費你大量時間和精力,但很難幫助你實現目標的任務。它是關於少做一些任務,但要確保你所做的任務是非常有價值的,並且對於你目標的實現是至關重要的。

    記住,如果你關注錯了事情,不管你有多努力都沒用。

    通過這種方式,你不僅會變得更有效率,而且你也不會那麼不知所措。你的注意力會更集中,實現目標的速度也會更快。當你不斷地分析哪些任務值得你花時間去做,哪些任務不值得你花時間去做時,你就會開始徹底改變你的工作方式。

     

    第一步:確定你最有價值的期望結果
    為了使你的效率最大化,你需要弄清楚你的期望結果到底是什麼。你想達到什麼目標?你現在的工作方向是什麼?如果你對你的目標不是很清楚,你就會迷失在所有的可能性和乾擾中。

    因此,第一步是明確你的期望結果。為了幫助你做到這一點,我建議你問自己以下問題:

    這週/月/季度/年內我完成了一件什麼事,會讓我認為這週/月/季度/年是完全成功的?

    這個問題的答案就是你最有價值的期望結果。這是你應該努力實現的首要目標。

    你要花時間做的任務和活動應該對實現這個目標有很大的幫助。

     

    例如,我今年的目標是通過我的線上業務賺取5萬美元的利潤。因為我已經清楚我的期望結果是什麼,我可以根據我的目標仔細選擇我的日常行動。

    應知道該專注於那些對這個目標有重大貢獻的任務和活動,並約束自己,避免在那些對這個目標貢獻不大的任務和活動上花費太多時間。

    通過明確你的目標,你將能夠更好地擁有一條清晰的路線,避免所有耗時的分心。

    不幸的是,我發現許多作家、內容創作者和企業家都在追逐虛假獎勵。與他們最有價值的期望結果相比,他們傾向於相對無關緊要的結果。想想更多的讚、關注、轉發和清空收件箱這些結果。

     

    這些結果往往並非完全無關緊要。點贊量、評論量、關注量、轉發量等指標是參與度和增長的一個重要信號。它們對你的事業、收入及自尊都有一定的價值。然而,這個價值量並不足以證明花幾個小時的時間、精力和努力是值得的。

    Photo from Annette Stanton

    記住,有些東西有價值並不意味著你應該去追求它,這樣做的機會成本太大了。你的資源應該花在你最有價值的任務上——會帶來你最有價值的期望結果的任務。

    第二步:明確最有價值的任務(Most Valuable Tasks,MVT)
    這個過程的第二步是弄清楚最有價值的任務(也就是MVT)。毫無疑問,這一步對我生產力水平的影響最大。

    這一步的要點是:你要確定1-5個對你的目標實現貢獻最大的任務。為了達到你的期望結果,這些任務絕對是至關重要的。

    它絕不是對你的期望結果有一些貢獻的那些任務,而是那些對你的期望結果有重要貢獻的任務。把這些任務寫在一個清單上,每天都參照這個清單做事。

    套用Tim Ferriss的建議,你需要確定的是幾個大的多米諾骨牌,判斷標準是:如果它們幾個被推倒,其他所有的多米諾骨牌都會倒下。換句話說,能夠寫上你清單的任務標準是:1. 使其他所有的任務顯得完全不必要;或2. 使其他所有的任務更容易完成。

    通常,只有少數任務是關鍵的。剩下的要么外包給能更快、更便宜地做這件事的人,要么它就只是遮蔽你視野的煙霧,應該被清除。

    只要你沒做太多的錯事,一生中,你只需要做幾件正確的事。——巴菲特

    從本質上來說,我們這一步用的是八二法則。我們需要確定20%的活動,它會導致80%的期望結果。

    例如,通過自己做這個練習,我得出的結論是,我應該主要關註三個關鍵任務:

    創造能夠影響人們生活的高質量、高價值的內容;

    創建強大的、高價值的電子郵件營銷序列,通過它,人們可以看到我更多的內容和產品;

    創造讓人們感到驚豔的一些高價值的產品(課程和電子書);

    第三步:確定你所有的“消磨時間的工作”

    這個過程的第三步是確定所有那些可以被認為是“消磨時間的工作”的任務。這些任務消耗了你寶貴的有限資源,比如時間和精力,而它們要不只是有助於實現些不重要的指標(比如Like、Share和Comment),要么只會導致你朝著期望結果取得一點點進展。這些任務不值得你花費大量的時間和精力。

    例如,如果你的目標是寫一本書,花很多時間調研和動筆寫書都是很值得的,而做其他活動(比如參加作家會議、閱讀10本寫作指南、自己基本沒有設計基礎卻還要親自設計封面)。

    然而,這並不意味著你永遠不應該把你的時間和精力花在消磨時間的工作上。相反,你應該關注你在這些事情上花了多少時間和精力。

    你最好是取消這些任務,或者外包給別人。但是如果你決定把時間花在消磨時間的工作上,那麼最好給自己設定一個時間限制,並試著一次性大量解決這些任務,這樣它們就不會分散你連貫的注意力。

     

    為了你的工作效率、幸福感和壓力水平,請嚴格遵守這一點。保護好你的時間,就像保護你的家人及財產一樣。

    可以列出所有那些佔用你大量時間但對你的目標幾乎沒有貢獻的消磨時間的工作活動。每天回顧一下這張清單,避免自己再次陷入消磨時間的工作中。

    Source:Medium

    Text by Fortune Insight

     

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