如何從應對工作請求中運用行業專業知識|卡比|Fortune Insight

Observation

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在面對四方八面的同事的工作請求時,你會如何處理?在「接Job」時,你考慮的因素是甚麼?

以企業內部公司秘書部門為例,它是一間上市公司╱私人公司眾多後勤部門之一。

工作層面眾多,有些上市公司的 Com Sec 需要兼任會計、投資者關係及╱或開設銀行戶口等等工作,工作界線不像在 Com Sec Firm 工作般那麼分明,存有不少灰色地帶。

灰色地帶的存在,衍生一眾部門不想接手負責的「豬頭骨」工作,當你開了先例把工作接來做以後,這類工作的責任便全歸你的部門了。

有時候,有些同事故意裝傻,將屬於他們的工作責任借機推卸給你的部門做

在職場上充當濫好人,令部門工作量大增之餘,亦會嚴重打擊部門士氣。

當然,亦有一些同事純粹不熟悉某個範疇的工作,胡亂向你下達工作請求而不自知。

所以,「接Job」,是一種藝術。在接受一個工作請求前,有三個步驟。

步驟一:釐清工作請求合理性─「呢單嘢關唔關我哋事?」

在學習Legal Reasoning的過程當中,我發現有一種技巧十分適合應用於日常生活中的解難,名為「FIRAC」。

1. F」─Facts〈事實〉

在有限時間內,搜集工作請求的背景資料,直接詢問對方是最佳辦法。至於如何問到有用的資料,則考驗你的提問技巧。

2. I」─Issue〈課題〉

從對方所提供的資料,找出需要解決的課題。在這個情況下,其中兩個課題是「呢個Task關唔關Com Sec事?」和「如果關Com Sec事,要幫對方做嘢,Com Sec部門需要去做啲乜?」。

3. R」─Rule〈規則〉

衡量工作請求與Com Sec工作關聯性所用到的其中兩項規則是「公司秘書部的職責」以及「這件事與Corporate Governance的關係」。

4. A」─Application〈應用〉

根據所搜集到的「Facts」,以相關的「Rule」作出分析,以解答先前所提出的「Issue」。

5. C」─Conclusion〈結論〉

經過分析,得出需要或是不需要幫助對方的結論。若然得出需要幫助對方的結論,重覆以上步驟,直至釐清初步工作要求為止。

就上述情況來說,就是對於課題,採用在傳統邏輯經常提到的「三段論」─即

「大前提」〈規則〉、「小前提」〈應用〉和「結論」。

「三段論」固然重要,但是,整個思維過程的關鍵之處在於第一個步驟。

不少人往往忽略搜集資料的重要性,而急於行動,白白浪費不必要的時間。「Facts」的多與少,視乎事情的複雜程度而定,短則一分鐘,長則以日計算。

我們在日常工作解決問題時,或多或少會運用到「FIRAC」,這是因為我們在解難時無意識地模仿身邊的人的做事方式,將其拼拼湊湊而成,屬於碎片式學習;但是,當我們能夠有意識地運用這些技巧時,事情將會事半功倍。

步驟二: 尋求工作要求上的共識─「做到咁,你哋收唔收貨?」

由於各人的行事標準不同,當你單方面覺得你已完成工作的時候,別人可能又不這樣認為,以致別人或許會誤會你是一個沒有交帶的人,影響你在他們心目中的形象。

關於工作要求,我通常不作任何假設。因此,我們需要與對方確認工作需要完成到的程度,這是所謂的差距分析(Gap Analysis)

如何在「落力為你好,得不到分數」與「做多咗,同事你多咗」之間拿捏得宜,需要憑藉經驗判斷。

正如之前文章所說,期望管理(Expectation Management),是職場重要技巧之一。

步驟三:確定合理工作限期─「要幾時交貨呀?」

很多時候,對方給予你的工作限期是建基於他們對於那件工作的認知,那未必是一個合理的時間。

你需要考慮到整個工作所涉及到的人力和物力,計算實際所需要的時間以及預留一些合理的緩衝時間(buffer)。若然知道時間不夠,請立刻向對方提出,以免給予對方錯誤的期望,在無計可施的情況下,我們更可能要回絕對方的要求。

其實,在「推Job」與「接Job」的同時,亦是考驗自己對於Com Sec實務的了解程度。

以上技巧只適用應付日常工作中的一眾「盲頭烏蠅」和「懶蟲」,若然你的公司人事極為複雜,天天上演辦公室權力鬥爭。這,需要更高深的學問。

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