【成功之道】Fortune 100高管總結自己20多年工作經驗,得出這74條提升效率的技巧!

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Jacob J. Morris 是《Fortune 》100強企業裡的高管,有着20多年的工作和管理經驗,他根據這麼多年的工作經驗總結出了下面這份效率清單。

這份效率清單涵蓋工作中的方方面面,包括如何管理收件箱、如何管理會議日程、如何管理項目和任務、如何管理老闆與同事、如何平衡工作與生活之間的關係、如何保持正確的心態、如何保持健康的身體、如何保持舒服的工作環境等等。

現在就讓我們一齊看一下,頂級高管的職業秘訣是甚麼吧!

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(一)管理你的收件箱

(1)電子郵件不是即時通訊工具,所以關閉郵箱的提醒功能。不要讓你的電子郵件像即時通訊軟件那樣運行和工作。每天只檢查幾次郵件,這樣你才能讓自己有更多時間來完成真正的工作,而且也不會錯過真正重要的郵件。

(2)郵件回復內容要簡短。你們公司的管理者發送的郵件內容通常都很簡短,這是有原因的。他們沒有時間在郵件里寫長篇大論,收件人也沒有時間閱讀。簡短的電子郵件寫起來很快,讀起來很容易,可以有效節省雙方的時間。如果你也能這樣做,你就能獲得更多屬於自己的時間。

(3)在收到郵件後需快速回復郵件的緊迫性通常是自己強迫自己這麼做的。你應該在一天內回復緊急事項的郵件,但一般的郵件通常可以等到第二天再回復,有時在一周內回復都行。如果你回復的對象是一個急性子,那就給他先發一封簡短的回復,讓他們知道你會在本週晚些時候給他們發實際的回復。

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(4)在一天結束的時候快速瀏覽(不是仔細閱讀)你所有的郵件/語音郵件。通過在下午5點之前快速瀏覽所有郵件,不要仔細閱讀,只是大概瀏覽一下,然後對需要快速回復的郵件進行回復,或授權他人回復。

(5)將包含到期日期的電子郵件立即拖放到日曆中。如果有人通過電子郵件給我發送活動的日期和時間,但不發送活動的日曆邀請,這會讓我非常惱火。當人們這樣做時,這個活動事件會在電子郵件中丟失。不妨試著養成將這些郵件直接拖到日曆上的習慣,這樣你就可以跟蹤事件了。當然了,當你自己需要發送帶有到期日期的郵件時,將它們作為日曆邀請發送。

(6)在郵件的主題欄寫上截止日期。當對方瀏覽Ta自己的電子郵件時, 截止日期能夠起到提醒的作用。另外,在郵件中設置一個自動提醒。

(7)不要總是做第一個回復郵件的人。不妨等幾個小時,郵件里的其他收件人可能會幫你解決這個問題(也許他們需要這個學習機會來表達自己的意見)。當我退後一步,讓別人去解決問題時,問題自行快速解決的問題總是讓我驚訝。

(8)選擇搜索功能,而不是維護複雜的郵件文件夾結構。你所尋找的95%的郵件內容你可能僅僅通過搜索就能找到。維護複雜的文件夾結構相當繁瑣。

(9)關掉手機上所有的提醒。根據你自己的時間節奏去回復,而不是根據你手機的提醒去回復。你不是輪子上的倉鼠。

(二)管理你的日曆和會議

(10)分配好自己的時間。避免讓自己一整天都在開會,安排一個或幾個只屬於自己的時間段。我每天為自己專門安排3個小時,這段時間不受外界打擾,專心處理自己的工作,效果非常好。

(11)每次開會可能只需要30分鐘,而非一小時。就當是為了大家,不要再安排長達1小時的會議了,把會議溝通時間壓縮到30分鐘。如果你把會議組織得很好,並提前把會議事項發給大家,你是可以在30分鐘的會議內完成很多事情的。

(12)如果你開會經常因為客觀原因遲到,重新考慮一下你實際上需要主持或參加哪些會議。不要害怕重新安排會議時間,提出一個新的會議時間,或是取消會議,你的同事喜歡得到意想不到的空閒時間。相反,不要害怕告訴別人你不能參加會議。讓他們知道你的時間表不允許你參加會議。如果可以的話,建議派一名代表參加。

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(13)在一些特定的日子里,安排重要會議要慎重。週一、週五、假期前後,或者你在工作中有重大事件或活動的時候,通常都不是安排日常會議的好日子。把這些日期里的會議從你的日曆中拿出去。

(14)提前發會議通知,以便大家更好地做會議準備。你等待發送會議邀請的時間越長,人們出席的可能性就越小。盡可能提前安排好會議。你通常只需要關鍵人員參加會議就行,對於其他人,在會後將會議記錄發給他們就行。

(15)把重要會議盡量安排在下午。這能讓你和其他參會者有整個上午的時間準備,同時也能利用上午的時間去處理突發情況。

(16)讓所有參會者都提前瞭解會議議程,讓你的會議開得更快。如果你想讓你的會議開得更快,那就提前給所有與會者發一份會議相關材料,最好是提前一兩天。問問他們是否也有需要在會上討論的話題。

(17)在大型會議前後預留出一定的時間。在大型會議開始前30分鐘-60分鐘,以及在大會開始後30分鐘內,最好不要再在你的日程表上安排其它事情了,確保會議線路、  網絡研討會、A/V設備、網絡研討會軟件都處於良好的工作狀態,並為會議的準時開始進行適當的設置。

(18)準時結束會議並走出會場。除非你是在和領導交流,否則準時結束你的會議,不要讓另一個會議組織者糟糕的計劃毀了你的日程安排。記住,你一直在訓練人們如何按照你期望的方式對待你。你的時間很重要。

(19)每週五為下一周的日程安排做準備。提前一周查看日曆上的會議安排,並做出相應的調整。

(20)上午7點、8點和下午5點、6點不是正常或合適的會議時間。我發現,有些會議組織者為了提高參與率,通常會臨時通知參加會議,或在閒暇安排會議時,這麼做只會激怒參會者。再說一遍,要在正常的工作時間選擇一個會議時間,因為你通常只需要關鍵人員參加會議,而不是要讓所有相關或不相干的人員都參加會議。

(三)管理你的項目和任務

(21)用解決方案去領導大家和管理項目。為了節省你自己的時間、減輕你在精神上的痛苦,不要為做不了某件事情找理由和藉口,公司需要你的創造力和驅動力來帶領大家達到下一個更高的層次。

(22)使用簡單的系統來跟蹤項目。你可能需要對你的項目進行詳細的計劃,但只要在記事本上列出你正在做的每件事的一個簡單列表,就可以讓你免於維護複雜的項目跟蹤器。

(23)確定你工作中的優先事項。你可能有很多事情要做,但實際上可能只有少數事情是必須要做的。今天、這周、這個月你需要做的最重要的項目是什麼?在工作清單中突出顯示這些項目。

(24)充分利用不受外界打擾的辦公時間。如果你厭倦了在一天中的工作時間被外界頻繁打擾,那就比其他人早30分鐘到辦公室。研究顯示,人們在清晨的效率通常是最高的。

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(25)養成記錄工作筆記的習慣。一些最有條理的人都會使用日記本或ipad來整理他們的工作筆記。另外,領導也喜歡看到你記工作筆記,這會讓你看起來很條理。

(26)積極主動地向領導彙報工作進展。不要等老闆要求你彙報工作進度時要去彙報,要積極主動跟老闆彙報你的工作進展,這樣你就能避免這個可怕的問題:「嘿,這項工作進展到什麼程度了?」

(27)人們喜歡提前知道你需要他們完成哪些工作。提前讓你的同事知道他們是否需要參與到一個項目中去,以及這個項目需要在什麼時間節點前完成。

(28)盡早確定項目參與者。盡早確定你需要和誰一起配合完成一個項目,列出需要完成的工作。用跨職能思維方式去思考可以幫你有效節省時間。

(29)你的大多數項目都需要各種各樣的計劃。產品計劃、營銷計劃、公關計劃、培訓計劃、技術計劃、成本/預算/營收計劃,製作項目計劃的時候,要用跨職能思維方式去思考。

(30)用幾種方法刺激反應遲緩的參與者。如果某個人不回復郵件,那就找其他方法聯繫這個人,比如打電話,安排會議/午餐,或者直接走過去找Ta。如果這些都不管用,那直接找Ta 的領導。

(31)不要讓模稜兩可的狀況持續下去。如果你不知道一些你需要知道的事情,那麼安排一個與相關人的簡短會議來徹底搞清楚這個事情。

(32)把你完成任務的時間壓縮成按分鐘來計算,而不是按小時。給一項任務設定一個很短的時間限制,你會驚奇地發現你是可以多麼有創造力和快速地完成任務。我可以很容易地花上幾個小時為工作準備一份PPT,但當一位領導說他需要我在30分鐘內完成一份PPT時,我總是驚訝於我竟然能如此迅速地完成一份還不錯的PPT。

(33)通過交流其它可行的選擇,去更好地管理遲到的問題。如果你在某件事上要遲到了,盡可能提前通知人們,讓他們知道其它可行的選擇。

(34)學會內容再利用的藝術。在PPT中創建你的業務和項目計劃,這樣你在未來做狀況報告和規劃等的時候,就能從你平時做的PPT 中快速獲取所需的素材。這個技巧為我節省了很多準備時間。

(35)多任務處理被高估了,如果可以的話,盡可能一次只專注一件事。多任務處理通常是日常工作中不可避免的弊病,但是如果條件允許的話,試著專注於你今天必須要完成的事情,而不是試圖同時做完所有的事情。

(36)記住,要彙報展示進度而不是完美。所有的事情都是持續迭代、不斷發展的,不要一直花時間試圖想出最完美的解決方案,因為大多數事情在最終完成之前都會被迭代很多次,即使它們最終完成了,也會繼續調整。我們在工作中所做的很多計劃都是一個不斷完善、從而找到最終解決方案的過程,這是一個不斷重復的過程。

(37)選項的力量。你可能擁有很多任務,但你通常有能力創建你認為最適合自己的計劃的選項。僅僅因為你被一個可交付的東西束縛住了,並不意味著你不能對它的交付方式產生更大的影響。

(38)說「不」的最好方式是用你創造的選項說「好」。讓我們面對現實吧,你的老闆不想聽你說「不」這個詞。人們通常會建議你說:你應該經常對老闆說「不」,但企業政治通常不是這樣運行的。如果你想保住工作,你就得知道如何更有策略地說「好」。我經常發現,如果你有幫助老闆完成他們需要你幫助他完成的事情的其它選項,老闆經常願意接受你提供的選項,他們只是缺乏如何完成這些事情的創造力和想法。你只需要引導他們即可。

(39)不要因為你在某些工作上做得比其他人好就不去授權他人。是的,我相信你在完成某些任務上可能會比你的同事完成得更好。然而,你需要給別人一個機會去學習你已經知道的東西,讓他或她能迎難而上。這會讓你在現在和將來擁有更多時間。記住,人們必須接受如何做事的訓練,如果你總是不願意放權和放手,你就剝奪了他們成長的機會。如果你不能被替代,你就不能得到晉升。

(40)你有什麼建議?你在公司工作中會用到的最有力的一句話。不要試圖自己解決所有人的問題,要讓別人參與到如何完成工作的過程中來,看看大家都有什麼建議。不過也有例外。

(41)不要想得過多,這非常浪費時間。還是那句話,要展示進度,而不是完美。

(42)有些時候,當你離開辦公桌出去散散步的時候,更好的解決方案就會浮現在你腦海中。你會驚訝地發現,很多時候,當你離開辦公桌在大樓里四處走走、理清思緒,這時創造性的解決方案就會出現在你腦海中。

(43)每天都冒點險。打破常規,嘗試新事物,你會經常發現在嘗試新事物上花的額外時間是值得的。

(44)擁抱自動化。我們喜歡按照舊的做業務的方式和思考方式,因為舊的方式讓人感覺很熟悉。但是,你可能會發現,對於你的一些日常活動,它們可以通過市場上的一些最新應用程序實現自動化。現在市面上有什麼工具是你需要利用的嗎?

(45)使用帳號密碼管理工具。我討厭那些密碼重置通知。我們在工作中會使用各種各樣的軟件,而每個軟件往往有自己的密碼規則,很難跟上。如果允許的話,看看是否可以使用密碼管理工具來管理你的賬號密碼。

(四)管理你的老闆與同事

(46)訓練你的老闆和同事。你訓練你的老闆如何對待你。如果你能接受每天都工作,那麼你的老闆可能就會利用這個機會。

(47)提前預測問題並想出答案。我們通常都知道老闆會向我們提出什麼樣的要求,所以與其在那等待,不如開始提前預測老闆的要求,並準備你的答案和計劃。

(48)向上回應比向下回應快。對你回應的順序進行優先級排序:高管優先,其他人次之。

(49)主動詢問或建議交付日期。你的老闆給你的下一份工作可能沒有你想的那麼重要,所以你一定要詢問交付日期,或者最好你自己建議一個交付日期。

(50)告訴你的老闆,在你度假的時候,有緊急情況可以打電話或發短信聯繫到你。如果你想要一個不受打擾的假期,那麼就不要檢查你的電子郵件,告訴你的老闆,如果有緊急請, 可以通過電話和短信聯繫到你。

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(51)不要等著老闆來解決你的工作量問題。通過找到問題和解決方案,看看你靠自己能取得什麼樣的進展,同時也要利用同事的見解和想法。

(52)當老闆無法以身作則時,他可能需要你的幫助。你如何幫助他們度過一天?你想出了什麼方法來簡化工作流程?你能幫助團隊重新設計流程嗎?

(53)當你和老闆的關係比較緊張時,主動和老闆談談。如果你和你的老闆之間關係緊張,不要讓這種緊張的感覺持續下去。精神上的痛苦完全是一種生產力的消耗,你會整天想著這個問題。和你的老闆正面交流一下這個問題。通常情況下,無論導致這種緊張關係的因素是什麼,你的老闆會很欣賞你解決問題的態度。

(54)有時候,我們必須展示出應有的領導力。在我們的職業生涯中,有時領導者並沒有展示領導者應有的領導力。這時,雖然我們不是領導者,但這並不耽誤我們展示出一定的領導力。

(五)平衡工作和生活

(55)如果你無法做到工作與生活的平衡,問題可能出在你自己,而不在公司。當嘗試的所有方法都無法奏效時,嘗試在你周圍建立一個團隊來幫助你:教練、導師、治療師。A型性格( A 型性格的人有五大特徵。特徵1:雄心勃勃,爭強好勝,對自己寄予極大的期望;特徵2:苛求自己,不惜任何代價實現目標;特徵3:以事業上的成功與否,作為評價人生價值的標準;特徵4:把工作日程排得滿滿的,試圖在極少的時間里,做極多的工作;特徵5:終日忙忙碌碌、緊緊張張,不知道放鬆自己,極不情願把時間花在日常瑣事上。)的人往往很難找到這種平衡。這不是公司的問題,而是你自己的問題。

(56)5點下班的魔力。大多數情況下,當你下午5點下班時,你會更有創造力地想出如何在保證工作質量的情況下更快速地完成任務。

(57)投入工作之外的其它活動。認真投入工作之外的活動會幫助你按時下班,比如與家人共進晚餐、上音樂課等等。

(58)你是可以被替換的。如果你感到自己超負荷運轉,確保不是你的問題。是的,你有很多的知識和經驗,但是不要讓這些阻礙你分配工作的能力,或者阻礙你解決問題的能力。

(59)這不是針對個人的。如果你是那種有完美主義者/取悅者/A型性格的人,那麼對你的表現進行反饋有時會對你的自尊造成傷害。學會放手,這不是你的問題,這是工作本身的問題,有些工作往往必須以某種方式才能完成。可能不是你的問題。

(60)不要對抗瘋狂,接受它。當你接受事物的本來面目,而不是與之抗爭時,你往往可以與它們建立一種不同的關係。如果你只是一直抱怨這種瘋狂,你可能找不到其他方法來克服這種瘋狂。你必須繼續成長。

(61)少擔心別人怎麼想。你只需要把工作做好,人們可能不會像你想象的那樣對你做的每件事都進行微觀分析。有時我們會花很多時間思考別人在某種情況下對我們的看法。你可能會驚訝地發現,大多數人甚至都沒有想過這個問題。

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(62)要回應,不要反應。有兩種方法可以跟蹤你在工作中遇到的每一種情況:回應或反應。兩者之間是有區別的。當你做出反應時,往往是情緒化的,當你做出回應時,往往是成熟和富有成效的。當我們在工作中遇到戲劇性事件時,我們很容易做出反應,但你會發現,以一種冷靜和鎮定的方式做出回應會更好,也更像領導者會做的事情。

(63)記錄感恩日記。感恩日記會對你的工作情緒產生奇妙的影響。它將幫助你重新與生活和工作中積極的事情聯繫起來。試著堅持30天記錄感恩日記,我保證你會有不同的感覺。

(六)健康

(64)按時吃飯。遠離工作去就餐的這段時間會讓你在一天剩下的時間里重新擁有解決其他問題所需的創造力。

(65)鍛鍊。最好的減壓方式就是鍛鍊,讓內啡肽流動起來。這說起來容易做起來難。然而,有一些日常鍛鍊不需要去健身房也能完成,比如跳繩、瑜伽、負重鍛鍊。鍛鍊對於減輕那些非常忙碌的人的壓力非常有效。

(66)養成有規律的冥想習慣。在沈默和靜止中蘊藏著深刻的智慧,它會給你的事業帶來神奇般的影響。事實上,沒有什麼比這更能改變你的生活了。我喜歡超驗冥想,這是一種非常神奇的簡單技巧。

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(67)按摩的效果很神奇。在我過去的兩年職業生涯中,我開始定期按摩。只能用一個詞來形容這種體驗:Wow!我發現過去很多年我顯然錯過了按摩這種令人難以置信的壓力緩解方式。

(68)工作時穿合身的衣服。讓我們面對現實吧,在公司工作通常對你的腰圍沒什麼好處。整天坐著,加上沒完沒了的辦公室零食,這真的會讓你長胖。雖然我上面提到了一些幫助克服這個挑戰的好方法,我認為工作期間穿合身的衣服很重要。通常,我們會否認自己體重增加了,或者不願意買更合身的新衣服。其實穿緊身衣服會讓人很有壓力。但事實是,當你工作時穿一件很合身的衣服時,你對自己感覺就會好很多,這對你所做的工作也會帶來積極影響。

(七)你的工作環境

(69)擁有舒服的照明,並裝飾你的辦公空間。如果可以的話,改變你辦公桌的燈光如果你能遠離日光燈,它會對你的工作情緒產生神奇的效果。同時,讓你的工作空間成為專屬你自己的空間,適當裝飾它。

(70)一副好耳機的重要性。如果你在小隔間工作,辦公室里可能會很吵,但一副好耳機會給你的工作空間帶來一點平靜。

(71)桌上玩具是必需品。我喜歡桌上玩具,它們是很好的減壓工具,也是幫助創造力流動的極好的小工具。

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(72)植物幫助我們與大自然建立聯繫。大多數公司的辦公室看起來都是死氣沈沈的,有些甚至看起來像監獄。但是,如果你讓自己置身於一種自然環境中,它對你的工作情緒會非常有益。所以建議你在桌子上多放一些植物。

(73)雜亂的桌面vs.乾淨的桌面。究竟是雜亂的辦公桌對工作有益還是整潔的辦公桌對工作有益,大家看法不一。有些人說整潔的辦公桌能讓你工作更有效率,有人則說雜亂能激發創造力。選擇適合自己的模式就行。

(九)Last but not least

不斷學習新技能。你應該不斷學習新的技能,比如PPT/Excel製作、數據分析、閱讀等,以不斷提高工作效率。我們在工作中進步的唯一途徑是提高我們的技能。

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Text By Fortune Insight

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