【新時代】Zoom 國際管理人 Abe Smith的營運哲學:疫情改變了企業的營運模式,我們還需要一個辦公室嗎?

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面對疫情的影響,居家工作不再是甚麽新奇或特別的員工福利。嶺南大學在四月訪問近千名香港市民,以了解他們對在家工作的看法和體驗。八成受訪者希望當疫情完結後,有每周有一天可在家工作,而接近兩成的受訪市民表示不想有在家工作的安排。因此,當疫情逐漸變得穩定,尤其是香港,企業是時候思考這場挑戰下衍生的改變,將如何演變成不一樣的未來工作模式。

其實,在疫情爆發前,科技的發展與新世代員工已令「辦公室」及工作文化產生了變化。在與身邊的親朋戚友閑談間,亦會發現「上班」所代表的含意已在改變。大家可以選擇前往咖啡室、戶外,或是留在家中工作。根據個人意願,自行選擇有效完成工作的環境,這些地點都可被視為「辦公室」。

然而,就目前的情況而言,在辦公室以外的環境工作,不單單只是一個選擇,而是企業維持穩定營運的關鍵要素。面對現時挑戰,企業需進行相應的調整並重新思考日常營運模式,才能夠扭轉逆境。新冠肺炎帶來的需求,讓視訊通訊技術供應商的角色變得尤爲重要,不少企業需透過這些視訊通訊工具才能完成更多工作。此時此刻,企業應該開始審視怎樣的工作模式才適合員工和其營運。

打破地域限制

隨著全球政府要求數以百萬計市民在家工作,企業在一夜之間需要迅速遙距調整管理團隊,並成功轉型使其能夠維持運作。然而,在缺乏面對面溝通的情況下,企業要管理這類工作模式並不容易。因此,這段期間不少視訊會議程式冒起,讓管理團隊能夠克服這類挑戰,協助團隊利用既有設置共同合作,並提供多個通訊渠道,令團隊運作如常。

隨著全球的員工都展開居家工作,視訊會議協助團隊保持聯繫,打破地域限制,使眾多員工即使身在不同地點,仍然能夠進行各種培訓。

這種工作模式有助於擴展企業思維,審視哪些其他領域目前仍受地域限制。以聘請人才為例,在每個人都習慣遙距工作模式的情況下,企業可開始考慮聘用世界各地的最佳人才,而非依據地理位置來選擇人選。企業將能有更大機會聘請到最適合的工作人選,而不需受地域限制。

為環境帶來正面影響

由於員工在家工作,減少使用汽車或其他交通工具,此舉將對環境帶來正面的影響。視訊會議替代商務旅行,有助大大減少碳排放量。同時,企業亦能大幅減低企業營運成本,更可以協助員工平衡工作和生活的壓力。居家工作不止對地球帶來正面影響,對企業的營運更是有莫大的益處。

較早前,我們發現企業以視訊會議取代面對面會議後,10 家企業在 2019 年 10 月 31 日前的 90 日內,減少排放約  68 萬公噸的 CO2,相等於接近 15 輛汽車年度 CO2 排放量,或是相當於種植至少一千一百萬棵樹木。

無阻內部溝通

企業過去可能會憂慮員工因未能實際處於相同地點而缺乏面對面交流,並影響企業內部溝通。其實只要企業持開放態度,積極採用不同平台所提供的各種工具,不論員工身在何處,企業都能成功解決內部溝通問題。

現時,許多大型機構已利用視訊通訊工具舉行年度大會。Gartner 指出在 2022 年之前,有 40% 的正式會議將利用虛擬助理及進階分析技術以協助會議順利進行。現在由於許多員工都在家工作,透過視訊進行會議已成為新常規。平台也提供許多功能讓會議參加者增加互動,包括投票、螢幕共享及白板功能等。

混合性工作模式定義未來

然而,誠如嶺南大學的研究所顯示,市場上亦有上班一族不希望在家工作。也許是因爲家庭環境不便,亦也可能是基於個人的喜好和性格。因此,企業應檢視自己的規模和工作性質而讓員工彈性選擇工作模式。

我們的生活及工作正進入全新時代,將來,這種混合性工作模式將定義未來的工作新態度。

撰文:Zoom 國際管理人 Abe Smith

Text by FORTUNE INSIGHT

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