筆者眼見公司秘書(Company Secretary/Com Sec)係一個無乜人認識嘅行業。係呢個行業打滾咗一段日子，想寫返篇文藉此消除部分人對呢一行嘅誤解。
什麼是公司秘書？
一般人聽到你話你係做公司秘書嘅時候，普遍嘅反應係：「即係做秘書？」。佢哋認為公司秘書與一般老細嘅私人秘書無異，相信行業同工對於呢種誤解都見怪不怪。
莫講話一般人，有部分HR刊登求職廣告聘請私人秘書時，誤中副車，喺行業分類亦揀選「Company Secretary」一欄。
基於中文文法特色，「公司秘書」一詞可以有三種意思：
A)高級管理層的「私人秘書／助理」(Personal Secretary/Assistant)
B)上市公司或私人公司掛名的「公司秘書」(Named Company Secretary)
C)公司秘書行業（及其從業員）(Company Secretarial Professionals)，語帶三關。
一般人認為，公司秘書即係一間公司內部嘅高級管理層嘅私人秘書(secretary/assistant of senior management within a company)，佢地對於公司秘書嘅解讀係「a company’s secretary」而非「Company Secretary」。
相反，英文有「Personal Secretary」和「Company Secretary」明確之分，沒有模稜兩可(Ambiguous)嘅情況出現。
另外，有部分對「公司秘書」稍有認識嘅人會認為公司秘書即係上市公司掛名嘅嗰個公司秘書，呢個定義只係涵蓋咗公司秘書嘅部分職責。某部分中小企老細則認為公司秘書只係一年要俾多幾千蚊要做嘅嘢。
下文要討論嘅係公司秘書整個行業。
職責
公司秘書屬於合法合規(Legal & Compliance)範疇，簡單來說，公司秘書係一間公司嘅「護士」，負責照顧一間公司嘅「生老病死」。
生 － 開公司
顧名思義，即係成立公司(Company Incorporation)。
老 － 年度合規(Annual Compliance)
- 準備股東週年大會(Annual General Meeting/AGM)
- 遞交周年申報表(Annual Return Filing)
- 更新商業登記證(Business Registration/BR Renewal)
- 股東及／或董事會議統籌(Organising Shareholders and Directors Meeting)
- 公司法定記錄保存(Keeping of Statutory Records)
- 盡職調查(Due Diligence)
病（「病」意指變化） － 不常規工作(Ad-hoc Tasks)
- 委任／轉換董事(Appointment & Change of Director)
- 移除董事(Director Removal)
- 公司股份轉讓(Share Transfer)
- 股份配發(Share Allotment)
- 銀行授權簽名人轉換(Change of Bank Signatory)
- 股東及董事會議統籌(Organising Shareholders and Directors Meeting)
死 － 摺埋間公司
- 撤銷公司註冊(Company Deregistration)
- 剔除註冊(Striking Off)
- 清盤(Winding Up)
好多時候，Com Sec亦需要與律師合作。有行內人以「醫生」與「護士」嘅關係嚟形容「律師」和「公司秘書」，律師負責處理較複雜嘅交易transaction(例如撰寫合同(Agreement Drafting)，以及喺Ad-hoc Tasks上給予法律意見；
而公司秘書嘅專長在於處理一般內部Compliance及相關行政事宜，可謂各有各專長。
入行門檻
公司秘書入行門檻不高，某部分公司的最低要求為預科畢業。一般行內人持有IVE嘅企業管治(Corporate Governance)高級文憑及／或OU、樹仁、明愛專上學院、恒管嘅學士學位；亦有唔少持有會計、語文或翻譯學士學位嘅投身呢一個行業。
要入行做Com Sec大致可以透過以下五種途徑：
Professional Firm(專業服務公司，行內簡稱「Pro Firm」)
行內有名而規模最大嘅企業服務供應商(Corporate Services Provider)包括Tricor、TMF、Vistra、Portcullis等等，佢哋客戶眾多，一間Firm嘅Com Sec Department可以有過百人。
分工比較仔細，有專責做香港Private Co、離岸公司(Offshore Companies)、Listed Co嘅Team，一個人講緊係負責100至200間私人公司嘅Annual Compliance。佢哋基本上全年都請人。
CPA Firm(會計師樓)
會計師樓裡獨立存在的公司秘書服務公司，規模可以好大亦可以好細，一般而言，一間CPA Firm嘅Com Sec Department只有1至5個人，做細客仔生意多，主要做Private Companies、Offshore Companies，極少公司會負責上市公司。
Law Firm(律師樓)
跟CPA Firm性質類同，部分MNC Law Firm會提供更全面嘅公司秘書服務。
Private Company (私人公司，行內簡稱「Private Co」)
有一定規模嘅私人公司會有內部(in-house)嘅Com Sec Department，一間母公司持有多間子公司(Subsidiary)，有一層層的架構，Com Sec Department(或隸屬Legal Department)有大有細。
Listed Company(上市公司，行內簡稱「Listed Co」)
槪念大致跟大型Private Co類同，唔同嘅係，Listed Co喺交易所上市集資，需要向公眾股東交代，Listed Co除了需要遵守各間Subsidiaries成立地所屬嘅司法管轄權(Jurisdiction，例如：香港、澳門、British Virgin Islands/BVI都係屬於一個Jurisdiction) 嘅法例。
以香港為例，香港上市公司除咗需要遵守香港嘅公司條例(Companies Ordinance/CO)之外、亦需要遵守香港聯合交易所(The Hong Kong Stock Exchange/HKEx)嘅上市規則(Listing Rules)，以及證券及期貨條例(Securities and Futures Ordinance/SFO)，增強公眾透明度，保障公眾股東嘅利益。
換句話說，於Listed Co任職嘅Com Sec嘅職責對比於Firm或Private Co任職嘅同業，做嘅工作最為廣泛。
行業前景
Com Sec一般起薪點$9,000至$15,000不等。一般3年經驗約$20,000，4至7年經驗約有$25,000至$30,000，上市公司掛名公司秘書則約$50,000起標；上到高位，年薪過百萬嘅亦大有人在。
有心喺行內發展，一般都會喺入行無耐成為香港特許秘書(The Hong Kong Institute of Chartered Secretaries/HKICS，行內亦稱為「雀仔會」)學生會員(Student Member)，
並考取International Qualifying Scheme (IQS) Exam或修讀PolyU/CityU/BU/OU相關嘅Corporate Governance碩士學位(Master’s Degree)以獲得考試豁免(Exemption)；
成為畢業學員(Graduate)，然後再累積3至6年相關工作經驗以及獲HKICS認可人任提名，以取得會士(Associate)，亦即是特許秘書(Chartered Secretary)資格。
成為Associate後，累積更多經驗以及再次獲認可人任提名，可以申請成為資深會士(Fellow)，惟人數不多。
HKICS宣佈於2019年更改制度，除Com Sec牌外，喺符合特定條件下，亦會Grant一個Governance牌照(Chartered Governance Professional Qualification)俾現有嘅Chartered Secretary。
有牌嘅而又想增值自己，可以考慮修讀University of London嘅LLB(Bachelor of Laws)又或者其他院校嘅LLM(Master of Laws)，增強競爭力，而家有牌又有法律相關資歷嘅人，喺呢行並唔多嘅。
入行需要技能
中英文能力好、細心、有耐性、不怕悶、喜歡咬文嚼字。
一個人識嘅嘢有限，呢一行係經驗行先，Com Sec嘅Case五花八門；喺你未接觸過嘅情況而公司亦無Template嘅情況下，就要依靠你平時資料搜集能力(Research Skills)同埋你嘅人際網絡。
正所謂：「你的朋友如何，你的日子也必如何」，識多幾個同業朋友係好緊要嘅。
結論
既然公司秘書無乜人認識，各位同業係同朋友介紹自己嘅工作嘅時候，可以諗吓點樣講得生動啲。如果有人問你，公司秘書係做乜㗎？你又會點答呢？
