文書上的工作往來，很多時候都需要用到英文來溝通，為了簡化工作的每分每秒，繁重的文書來往便會用到大量的縮寫來表達常用的意思。這些約定俗成的縮寫對於新入職又或是比較少接觸通訊事務的員工來說，或許有時會感到不知所云，往往都要上網查找縮寫的意思。與其他企業有電郵的來往時，可能也會套用一些淺白易懂的縮寫，比如 TOS（Terms of Service）、Temp（Temporary）等等。然而，所謂術業有專攻，不同行業之間的溝通如果在使用縮寫知拿捏不到分寸，便很容易麻煩到其他人，甚至是令工作出亂子了。
舉例說，公共醫院的對外聯繫非常緊密，很多地方都有機會向它們索取資料。但我們都知道，醫療界的術語既專業又罕見，就是一般市民大眾接觸到的也不是簡單的英文。比如說，骨科及創傷部（Deaprtment of Orthopaedic & Traumatology）就相當累贅，卻是個每天都要用很多次的字，每次都要完整地寫出來便相當累人。結果，即使不是醫療界的人士要與醫院溝通時，都會入鄉隨俗地使用它的簡寫 DOT。只是並不是每個專有名詞都被這麼廣泛認識，有時候，如果醫務人員摻雜了一些稀有的簡寫卻又沒有將全寫事先在文件中標明，那對於行外人來說就是個難題了。因為這些專業的用語並非能輕易在互聯網搜尋得真正意思，有時甚至會與其他行業的縮寫相撞，令外人誤會了縮寫的真正意思，結果想要簡化程序的原意就適得其反了。
很多人都知道格鬥電玩遊戲常會出現的 VS 是代表 Versus，對抗的意思。事實上即使在法律文件中也會用 V. 來分隔原告和被告的位置，也是一個人所共知，並且受到公認的縮寫。然而，其實尚有一個與它相當接近，來自拉丁文的縮寫 V.S.。這兩個縮寫相當類似，表達的意思卻是天淵之別。V.S. 的全寫是 vide supra，翻譯成英文就是 see above 的意思，與對抗完全沾不上邊。雖然即使犯下了這個小錯誤還不至於會令對方誤解自己想表達的意思，但要是在嚴肅的商用文件上寫了個別字，多少還是會讓別人感到不嚴謹的。
說到拉丁文，其實很多商用的縮寫的原文都不是從英文中衍生出來的。舉例說，For example，每個人都知道它的縮寫是 e.g.，但卻不知道那個 g 到底是從何而來，反正就是記住了就沿用下去。事實上，e.g. 的全寫是 exempli gratia，同樣是個來自拉丁文的詞語。拉丁文縮寫會大量在文獻中出現的原因是它其實曾經是歐洲的主要語言，雖然在 18 世紀後歐洲的學者都陸續改用自己的母語來寫作，但拉丁文的縮寫文化已深入文化界的根，而這些縮寫又是言簡意精，就被學者一直保留至今了。值得注意的是，另一個有名的拉丁文縮寫 etc.（et cetera，諸如此類）雖然在中文文法上可以與「舉例說」共用，但在拉丁文中卻是不可以的。
其實不單單是在商業上會出現縮寫的情況，在網絡資訊爆炸的時代，越來越多的「網絡縮寫」被發明出來，有些縮寫參差不齊，不但沒有實際嚴謹的縮寫標準，更沒有被大眾認知的歷史和知名度。因此，在使用縮寫前，最好還是先為接收資訊的一方設身處地認真思考一下，否則為了縮短書寫的一點時間，結果卻詞不達意，便是連語言原本的意義都喪失了。
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Text by Fortune Insight
