香港上市公司，跟Listing Rules一年起碼開四次Board Meeting；香港私人公司，可以一次會都唔洗開，而「年年都要開」的AGM可以Written Resolution代替，所以我唔講Private Company了，而我亦未做過Large Private Company。
我係咪真係「未做過Large Private Company」？因為上市公司的Compliance要求叫做係最高規格，所以識咗Listed Co果一套已經等於識埋Large Private、Small Private大部分的東西 (只係大部分，始終Large Private有自己的做法。深明此道的英國佬，就整咗個Wates Corporate Governance Principles for Large Private Companies的指引俾私人巨企去跟。話明係指引，香港巨企想跟都可以跟，香港都係跟英國行Common Law，兩地的法律體制同出一徹。)。
咁一間Listed Co自身亦有一堆所謂的「Large Private」和「Small Private」的公司嘛，而大或少係根據間Subsidiary的僱員人數及/或Revenue以及Asset而定，咁所以我勉強都叫做過兩者。
好，咁講下Listed Co Board Meeting有乜搞。
第一步：定Board Meeting 日子
開Board Meeting之前最緊要當然係定開會日子。有啲公司能夠一早訂定下年度開Board Meeting的日子，呢個係最Proper的做法。就算一早訂唔到來年開會日子的公司，都能夠預算到一年邊四個月份開會。Annual、Interim Results走唔甩，一定要開會通過。
四次會議嚟講，理論上係Annual Results的那次Board Meeting最多東西要討論，而Interim Results的那次會議則排第二，而之後兩次會議有乜嘢講視乎公司而定。
如果間公司真係冇嘢可以討論到乜咁，建議喺開AGM當日當開多一次Board Meeting去Approve個Poll Results然後再搭單通過一啲公司Policy之類的東西。而最後一次會議就可以係講下公司的Quarterly Performance另外再安排一次年度的Directors’ Training (可搵Auditor幫手Organize就最方便又或者Invite一啲Professional Consultant搞下Training，例如ESG相關的)。
Board Committee如Audit Committee、Remuneration Committee、Nomination Committee的Best Practice係喺開Board Meeting前的兩、三日前開，以便Board of Directors可以喺Board Meeting可以按照建議作出Decision Adjustment。理論上Board Committee的其中一個重責就係提交Recommendation俾Board去Make Informed Decision。當然有啲「圍威喂」公司喜歡將Board Meeting和Board Committee安排喺同一日開。
無論你公司係邊種，起碼你知道咗Board Meeting和Committee Meeting係應該分開日子開，以免做壞手勢。
第二步：準備開會流程
咁開會之前，最好早兩至三個禮拜諗定開會的Logistics。Logistics有咩要理？幾樣。
(1) 開會地點、時間、人
如果係自己公司開會就最簡單啦，九成九公司都應該係喺自己公司開董事會 (AGM例外，AGM一半半，有啲喺酒店開/出邊的Conference Room開)。
有研究指出，一個人最有工作效率的時間係喺朝早的，應該留嚟做最重要的事及決策。開董事會時間嚟講，我觀察到有些公司喜歡選擇兩點半的時間開董事會，貪佢係啱啱食完飯的時間，可以喺個比較放鬆的時間開會。而，選擇喺早上時間開董事會的公司似乎向我哋散發一種訊息。
人方面呢，由於而家因為疫情關係，好多公司已集慣咗行Hybrid Meeting (Physical Meeting加E-meeting)，就算董事唔能夠親身出席，好多時都會透過Teleconference/Videoconference形式出席會議，理論上Board Meeting的Directors’ Attendance唔應該太低。
有部分Listed Co有公司司機，同埋要安排埋董事的交通接送，嗰到又多一樣工作要做。最理想的話，就係董事的秘人秘書負責，亦有可能係Listed Co Com Sec部門負責埋，視乎公司內部文化而定。
如果Auditor、ESG Consultant、Senior Management、Internal Auditor等等的單位要過一過嚟開會Present的話，盡量安排佢哋喺開會的頭段或尾段入嚟Present，以確保開會流暢度。
(2) 會議室設備
喺呢個時候要諗定開會要乜設備，Book房基本係要Book多於實際開會所需時間是常識吧。可以的話，Book晒成個上午/下午又或者全日，視乎你有幾多Setting要搞 (洗唔洗用PPT、洗唔洗Microphone及Mic Stand、需要需要移一移Partition等等)。理論上開董事會大過天，冇其他部門可以喺「太歲頭上動土」。
當有一個或以上的董事要透過Teleconference/Videoconference形式出席會議，就愈多嘢要準備，亦唔排除臨開會的前幾日會有變卦，自己執生喇。
(3) 食物
本人覺得最麻煩的一部分係要安排董事的食物 (有啲公司仲要有埋Heater去翻熱食物，要搵埋茶水姐姐幫手)。開會咪開會，食乜鬼嘢？其實啲董事如果可以自己食咗嘢先嚟就最好不過。又其實，如果準備食物果一Part唔洗Com Sec負責我真係理得你要鋸扒，定係食鮑魚。
不過，又咁講，都要睇開會開幾耐，有啲會開成兩、三個鐘，開開下會肚餓都人之常情。所以，都係睇公司規模啦，細公司好多都係例行公事1個鐘內開完會。
如果真係要訂定嘢食嘅，搵定餐廳。不過，多數董事都會指定要食邊間，咁大家就喺合適時間叫定嘢食啦，睇下董事們要開會前食、會與會之間食，還是開會後食，唔同處理方法。咁有啲公司認為分派嘢食的動作都應該係Com Sec做埋，因為董事會內容係「國家機密」，開會時，Com Sec同事就算冇得入去開會，一般都要Standby吧。
做食物準備呢Part功夫，我覺得自己真係好似一個私人秘書、Event Planner (哦，咁Board Meeting都係一個Event嚟嘅)。
第三步：Board Notice & Agenda
出Board Notice跟番足Listing Rules要求，開會14日前出Notice & Agenda俾董事。Meeting Agenda可以14日前俾到就俾啦，俾唔到都要盡快後補番。
Board Notice如果Proper要整埋張靚靚Cover Sheet的話，就整埋Cover Sheet。睇公司。
第四步：Board Paper
根據上市規則Appendix 14 Code Provision C.5.8，regular board meetings的Board Paper應該要喺會議前3日或以前 (或其他agreed period)。可以早啲Send就早啲Send啦。唔排除你間公司的AoA/Bye-Laws/Board Committee ToR有額外要求，自己睇埋公司的AoA/Bye-Laws/ToR。
而家興行文本電子化，有財力亦肯投資錢落去E-Board System的公司可以完全行Cloud System，將所有會議文件放晒去雲端，甚至連開會的Motion都係喺同一個系統進行。一個E-Board System唔平，講緊都起碼十幾、廿萬，之前聽過Vendor做Presentation。
當然，亦有唔少公司仍然行緊全Physical Board Paper，畢竟而家啲董事年齡都係傾向60歲或以上，特別係INED，你叫佢哋睇PDF唔係個個習慣得到。咁印Board Paper加整Divider呢個環節都需要花費大半日時間。Confirm咗Content Page之後，整定Divider，有邊份文件印得就印咗先去Buy Time。一貫做法。
不過，本人覺得有啲文件始終都係要印出嚟先方便去Take Notes。但係Comprehensive Financial Statements類似的Excel我就唔建議印，電腦睇好過。你就算印都好難印到，太多Column。平時亦唔會印埋嚟開會，期望啲董事開會前已睇完，開會時睇都主要係睇Financial Summary/Annual Results Announcement/Interim Results Announcement。
因為有部分公司開會有太多嘢要討論，而又方便董事會主席喺開會能夠有效咁Lead住個Board去做討論，所以會整定一份叫Chairman’s Script的東西俾主席照住讀。而呢一份東西亦好大機會成為之後Board Minutes的部分內容。
第五步：開會前一天
確保會議室、Logistics、Board Paper等等一切準備工作順利辦妥，董事亦能按時出席會議。如有需要，可提醒啲董事聽日開會。
仲有樣要提，就係，大家要檢查一下之前公司整落的會議Name Plate有冇需要更新。可能董事有Redesignation由NED變INED等等、由「Chairman and CEO」變做「Chairman」等等。如有需要，記得補做番。
仲有一樣，如果公司俾錢幫每位董事買一部iPad睇Board Paper，而部iPad係公司Keep而唔係董事Keep的話，記得拎番部iPad出嚟差電。加埋幾部iPad都幾萬蚊，一間唔見咗好危險，記得鎖好佢。
第六步：Actual Board Meeting
開董事會前花兩個鐘頭進行會議Set Up，搞掂基本操作後，之後返埋自己位再睇下有咩乜嘢Board Paper需要再Update就以新換舊。所以，喺自己開會就最方便。
臨開會30分鐘返返去開議室做準備及Final Checking，之後聯絡定啲要開Remote Meeting的董事，提醒佢哋15分鐘後就開會。
開會前，最緊要，準備埋茶水。記得唔同董事有唔同喜好，有人喜歡白開水、有人喜歡飲茶、有人要飲好熱好熱嘅水。自己執生啦。
貴公司的會議紀錄係需要Word to Word紀錄，還是以一般Written Resolution形式通過就可以？呢個問題好影響到究竟開董事會需唔需要錄音。
需要錄音的話，咁公司容唔容許大家錄音，呢個都係自己執生。
第七步：收拾細軟
都開完會，慢慢收拾啲Board Paper喇。如果閣下要寫份20頁的Board Paper，開完會先係惡夢的開始。
特別係要聽啲非廣東話，有地方口音的「煲冬瓜」或者英文。
如果一年開10次、8次董事會，甚至係10幾次董事會的朋友，除咗恭喜之外，我都諗唔到其他嘢同你講。
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