在面對四方八面的同事的工作請求時，你會如何處理？在「接Job」時，你考慮的因素是甚麼？
以企業內部公司秘書部門為例，它是一間上市公司╱私人公司眾多後勤部門之一。
工作層面眾多，有些上市公司的 Com Sec 需要兼任會計、投資者關係及╱或開設銀行戶口等等工作，工作界線不像在 Com Sec Firm 工作般那麼分明，存有不少灰色地帶。
灰色地帶的存在，衍生一眾部門不想接手負責的「豬頭骨」工作，當你開了先例把工作接來做以後，這類工作的責任便全歸你的部門了。
有時候，有些同事故意裝傻，將屬於他們的工作責任借機推卸給你的部門做。
在職場上充當濫好人，令部門工作量大增之餘，亦會嚴重打擊部門士氣。
當然，亦有一些同事純粹不熟悉某個範疇的工作，胡亂向你下達工作請求而不自知。
所以，「接Job」，是一種藝術。在接受一個工作請求前，有三個步驟。
步驟一：釐清工作請求合理性─「呢單嘢關唔關我哋事？」
在學習Legal Reasoning的過程當中，我發現有一種技巧十分適合應用於日常生活中的解難，名為「FIRAC」。
1. 「F」─Facts〈事實〉
在有限時間內，搜集工作請求的背景資料，直接詢問對方是最佳辦法。至於如何問到有用的資料，則考驗你的提問技巧。
2. 「I」─Issue〈課題〉
從對方所提供的資料，找出需要解決的課題。在這個情況下，其中兩個課題是「呢個Task關唔關Com Sec事？」和「如果關Com Sec事，要幫對方做嘢，Com Sec部門需要去做啲乜？」。
3. 「R」─Rule〈規則〉
衡量工作請求與Com Sec工作關聯性所用到的其中兩項規則是「公司秘書部的職責」以及「這件事與Corporate Governance的關係」。
4. 「A」─Application〈應用〉
根據所搜集到的「Facts」，以相關的「Rule」作出分析，以解答先前所提出的「Issue」。
5. 「C」─Conclusion〈結論〉
經過分析，得出需要或是不需要幫助對方的結論。若然得出需要幫助對方的結論，重覆以上步驟，直至釐清初步工作要求為止。
就上述情況來說，就是對於課題，採用在傳統邏輯經常提到的「三段論」─即
「大前提」〈規則〉、「小前提」〈應用〉和「結論」。
「三段論」固然重要，但是，整個思維過程的關鍵之處在於第一個步驟。
不少人往往忽略搜集資料的重要性，而急於行動，白白浪費不必要的時間。「Facts」的多與少，視乎事情的複雜程度而定，短則一分鐘，長則以日計算。
我們在日常工作解決問題時，或多或少會運用到「FIRAC」，這是因為我們在解難時無意識地模仿身邊的人的做事方式，將其拼拼湊湊而成，屬於碎片式學習；但是，當我們能夠有意識地運用這些技巧時，事情將會事半功倍。
步驟二： 尋求工作要求上的共識─「做到咁，你哋收唔收貨？」
由於各人的行事標準不同，當你單方面覺得你已完成工作的時候，別人可能又不這樣認為，以致別人或許會誤會你是一個沒有交帶的人，影響你在他們心目中的形象。
關於工作要求，我通常不作任何假設。因此，我們需要與對方確認工作需要完成到的程度，這是所謂的差距分析(Gap Analysis)。
如何在「落力為你好，得不到分數」與「做多咗，同事你多咗」之間拿捏得宜，需要憑藉經驗判斷。
正如之前文章所說，期望管理(Expectation Management)，是職場重要技巧之一。
步驟三：確定合理工作限期─「要幾時交貨呀？」
很多時候，對方給予你的工作限期是建基於他們對於那件工作的認知，那未必是一個合理的時間。
你需要考慮到整個工作所涉及到的人力和物力，計算實際所需要的時間以及預留一些合理的緩衝時間(buffer)。若然知道時間不夠，請立刻向對方提出，以免給予對方錯誤的期望，在無計可施的情況下，我們更可能要回絕對方的要求。
其實，在「推Job」與「接Job」的同時，亦是考驗自己對於Com Sec實務的了解程度。
以上技巧只適用應付日常工作中的一眾「盲頭烏蠅」和「懶蟲」，若然你的公司人事極為複雜，天天上演辦公室權力鬥爭。這，需要更高深的學問。
上期文章：為甚麼公司秘書Com Sec這麼容易受傷？｜卡比｜Fortune Insight
